Используйте ИИ, встроенный в рабочие приложения

Чему вы научитесь

• С чем может работать ИИ, встроенный в ваши приложения для почты, документов и встреч, и почему это важно
• Четыре задачи: кратко изложить переписку, подготовить черновик ответа, составить список решений и ответственных по итогам встречи, превратить заметки в первый черновик
• Как проверить каждый результат, прежде чем его увидит кто-то ещё

Идея

Во многих рабочих приложениях теперь есть встроенный ИИ — кнопка или боковая панель в почте, документах или приложении для встреч. Например, Microsoft Copilot в Outlook, Word и Teams и Gemini в Gmail и Docs. Есть ли он у вас и какие именно его функции, зависит от тарифа и настроек вашей компании: это подскажет ИТ-отдел.

В отличие от чат-бота в другой вкладке браузера, ИИ внутри рабочего приложения может работать с тем, что уже там есть: с открытой перепиской, документом, расшифровкой встречи, а в некоторых приложениях — и с другими вашими письмами и файлами. В рабочем аккаунте он обычно действует в рамках прав, заданных вашей компанией: использует то, что ваш аккаунт и так может открывать, и ничего сверх этого.

Именно поэтому он полезен, и именно поэтому правила из урока Прежде чем использовать ИИ на работе по-прежнему действуют. Пользуйтесь рабочим аккаунтом, который одобрила ваша компания. То, что вы можете открыть файл, не значит, что его содержимому место в кратком изложении, которое вы пересылаете другим.

Результат всё равно нужно проверять. Краткое изложение может выдать предложение за принятое решение — это галлюцинация: результат, который не соответствует переданному материалу. Оно также может упустить последний ответ, который изменил план. Для каждой задачи скажите, что вы хотите получить, попросите не угадывать и сверьте результат с источником.

Пример

Tom, офис-менеджер, возвращается в понедельник и находит 23 письма о переезде офиса. В ИИ-панели своего почтового приложения, в рабочем аккаунте, он просит:

Кратко изложи эту переписку в виде двух списков: принятые решения и открытые вопросы.
Для каждого пункта укажи, кто это сказал, и дату письма.
Если что-то решили, а потом изменили, приведи только последнюю версию.

Tom сверяет каждый пункт с письмами. Одно «решение», новый план парковки, было лишь предложением, которое никто не подтвердил, поэтому он переносит его в открытые вопросы. Затем он просит подготовить ответ:

Напиши черновик ответа всем участникам этой переписки по моим пунктам ниже,
в тоне моих предыдущих писем здесь. Больше ничего не добавляй.
- Грузчики забронированы на 14 ноября
- Мне нужен список ключей от хозяйственной службы до пятницы
- План парковки пока открыт; я предложу вариант в среду

Он меняет две фразы, которые звучат не по-его, и отправляет письмо. После встречи он просит ИИ в приложении для встреч выделить из расшифровки решения и ответственных, с пометкой «не указано», где никто не взял задачу, и сверяет их со своими заметками. Затем в новом документе он превращает черновые заметки в первый черновик плана переезда и заполняет две даты, которые ИИ оставил пустыми.

Попробуйте сами

1. В рабочем аккаунте найдите кнопку ИИ или боковую панель в почтовом приложении. Если её нет, спросите ИТ-отдел, включена ли эта функция для вас.
2. В длинной переписке, в которой вы участвовали, попросите выделить решения и открытые вопросы. Сверьте каждый пункт с письмами.
3. Напишите три пункта и попросите ответ в вашем тоне. Отредактируйте его и отправьте сами.
4. Если ваше приложение для встреч сохраняет расшифровку, попросите выделить решения и ответственных. Сравните их со своими заметками.
5. В новом документе попросите первый черновик по черновым заметкам. Заполните всё, что ИИ пометил как недостающее.

В итоге у вас должно быть четыре проверенных результата: краткое изложение, отправленный ответ, решения с ответственными и первый черновик.

Скопируйте этот шаблон

Используй только [эту переписку / эту расшифровку / мои заметки ниже].
Если чего-то там нет, пиши «не указано», а не угадывай.
Выберите нужную часть:

1. Переписка: перечисли принятые решения и открытые вопросы, у каждого —
   кто это сказал и дата. Если решение позже изменилось, приведи последнее.

2. Ответ: напиши черновик ответа для [человек или группа] по моим пунктам,
   в тоне моих предыдущих писем, меньше [число] слов. Больше ничего
   не добавляй.
   - [пункт]
   - [пункт]

3. Встреча: перечисли решения, затем задачи, у каждой — ответственный
   и срок.

4. Первый черновик: преврати мои заметки в [тип документа] для
   [аудитория], с заголовками. Всё недостающее пометь как «добавить».

Заметки:
[вставьте черновые заметки, если есть]

Проверьте результат

• Каждое ли решение в кратком изложении действительно согласовано в переписке, а не только предложено?
• Учтены ли последние письма, в которых планы часто меняются?
• Каждый ли ответственный — тот, кто действительно взял задачу?
• Говорит ли ответ только то, что было в ваших пунктах, и вашими словами?
• Не добавил ли первый черновик факты, цифры или даты, которых не было в ваших заметках?

Частые ошибки

• Пересылать краткое изложение переписки, которую вы не читали. В нём может выпасть ответ, который изменил план. Прочитайте последние несколько писем сами.
• Считать, что ИИ видит только открытое письмо. В некоторых приложениях он может использовать другие письма и файлы, к которым у вас есть доступ. Спросите его, какие он использовал.
• Думать, что встроенный — значит разрешённый для всего. Ваша компания решает, какие функции включены и для чего их можно использовать. Если не уверены, спросите.
• Принимать ответственных, которых выбрал ИИ. Он может поручить задачу тому, кто её упомянул, а не тому, кто согласился её выполнить.