使用工作應用程式內建的 AI

你將學到什麼

• 電子郵件、文件和會議應用程式內建的 AI 能處理哪些內容，以及這為什麼重要
• 四項工作：摘要郵件往來、草擬回覆、從會議中列出決議和負責人、把筆記變成初稿
• 在別人看到之前，如何檢查每一個結果

核心概念

現在很多工作用的應用程式都內建了 AI，以按鈕或側邊面板的形式出現在你的電子郵件、文件或會議應用程式中。例如 Outlook、Word 和 Teams 裡的 Microsoft Copilot，以及 Gmail 和 Docs 裡的 Gemini。你有沒有這些功能、有哪些部分，取決於公司的方案和設定：IT 部門可以告訴你。

和另一個瀏覽器分頁裡的聊天機器人不同，工作應用程式裡的 AI 可以直接處理已經在那裡的內容：開著的郵件往來、文件、會議逐字稿，在某些應用程式中還包括你的其他郵件和檔案。在工作帳號上，它通常依照公司的權限運作：它只使用你的帳號本來就能開啟的內容，不會更多。

這正是它好用的原因，也是在工作中使用 AI 之前裡的規則仍然適用的原因。使用公司核准的工作帳號。能開啟一個檔案，不代表它的內容就適合放進你要轉寄給別人的摘要裡。

它仍然需要檢查。摘要可能把一個提議寫成已經同意的事，這就是幻覺：輸出和它收到的素材不一致。它也可能漏掉最後那封改變了計畫的回覆。每項工作都要說明你希望拿回什麼、告訴它不要用猜的，並對照原始內容檢查結果。

範例

Tom 是辦公室經理，週一回來時收到 23 封關於辦公室搬遷的電子郵件。他在電子郵件應用程式的 AI 面板中，用工作帳號提問：

把這串郵件往來摘要成兩份清單：已做出的決議，以及待解決的問題。
每一項都寫出是誰說的，以及那封郵件的日期。
如果某件事決定之後又改了，只列出最新的版本。

Tom 對照郵件逐項檢查。其中一項「決議」是新的停車方案，其實只是一個沒人確認過的提議，所以他把它移到待解決的問題裡。接著他請 AI 寫一封回覆：

根據我下面列出的重點，草擬一封回覆給這串郵件往來中的所有人，
語氣和我之前在這裡寄的郵件一致。不要加入其他任何內容。
- 搬家公司已經預約在 11 月 14 日
- 我需要總務部門在週五之前提供鑰匙清單
- 停車方案還沒定；我會在週三提出一個方案

他改了兩處不像他會說的用語，然後寄出。開完一場會之後，他請會議應用程式裡的 AI 根據逐字稿列出決議和負責人，沒有人認領的任務寫「未說明」，再對照自己的筆記核對。接著，他在一份新文件中把粗略的筆記變成搬遷計畫的初稿，並補上初稿裡留空的兩個日期。

動手練習

1. 用工作帳號登入，在你的電子郵件應用程式中找到 AI 按鈕或側邊面板。如果沒有，問問 IT 部門有沒有為你開啟。
2. 在一串你參與過的長郵件往來中，請它列出決議和待解決的問題。對照郵件逐項檢查。
3. 寫三個重點，請它用你的語氣寫一封回覆。修改後自己寄出。
4. 如果你的會議應用程式會保留逐字稿，請它列出決議和負責人。和你的筆記比對。
5. 在一份新文件中，請它根據粗略的筆記寫出初稿。補上它標示為缺少的任何內容。

最後你應該會有四個檢查過的結果：一份摘要、一封你寄出的回覆、附負責人的決議，以及一份初稿。

複製這個範本

只使用[這串郵件往來 / 這份逐字稿 / 我下面的筆記]。
如果裡面沒有某項內容，請寫「未說明」，不要用猜的。
挑出你需要的部分：

1. 郵件往來：列出已做出的決議和待解決的問題，每一項都寫出是誰說的
   以及日期。如果某個決議後來改了，列出最新的那一個。

2. 回覆：根據我的重點，草擬一封給[某人或某個群組]的回覆，語氣和我之前的
   郵件一致，[字數]字以內。不要加入其他任何內容。
   - [重點]
   - [重點]

3. 會議：先列出決議，再列出任務，每項任務都附上負責人和
   截止日期。

4. 初稿：把我的筆記整理成一份給[讀者]看的[文件類型]，加上標題。
   缺少的內容標示為「待補充」。

筆記：
[貼上粗略的筆記，如果有的話]

檢查結果

• 摘要裡的每個決議，都是郵件往來中真的同意的，而不只是有人提議的嗎？
• 摘要有沒有涵蓋最新的幾封郵件？計畫常常在那裡改變。
• 每個負責人都是真的接下任務的人嗎？
• 回覆裡說的是否只有你的重點，而且用的是你會用的字詞？
• 初稿有沒有加入你筆記裡沒有的事實、數字或日期？

常見錯誤

• 轉寄你沒讀過的郵件往來的摘要。它可能漏掉改變計畫的那封回覆。最後幾封郵件要自己讀。
• 以為它只看得到開著的那封郵件。在某些應用程式中，它可以使用你能開啟的其他郵件和檔案。問它用了哪些。
• 以為內建就代表什麼都能用。哪些功能開啟、可以用來做什麼，由公司決定。不確定就去問。
• 直接接受 AI 選的負責人。它可能把任務分給提到這件事的人，而不是答應要做的人。