Dùng AI có sẵn trong các ứng dụng công việc của bạn

Bạn sẽ học được gì

• AI có sẵn trong các ứng dụng email, tài liệu và cuộc họp của bạn có thể làm việc với những gì, và vì sao điều đó quan trọng
• Bốn việc: tóm tắt một chuỗi email, soạn thư trả lời, liệt kê các quyết định và người phụ trách từ một cuộc họp, biến ghi chú thành bản nháp đầu tiên
• Cách kiểm tra từng kết quả trước khi bất kỳ ai khác nhìn thấy

Ý tưởng

Nhiều ứng dụng công việc giờ đã có AI tích hợp sẵn, dưới dạng một nút bấm hoặc bảng bên trong ứng dụng email, tài liệu hoặc cuộc họp của bạn. Ví dụ là Microsoft Copilot trong Outlook, Word và Teams, và Gemini trong Gmail và Docs. Việc bạn có nó hay không, và có những phần nào, phụ thuộc vào gói và cài đặt của công ty bạn: bộ phận IT có thể cho bạn biết.

Khác với một chatbot ở một tab trình duyệt khác, AI bên trong một ứng dụng công việc có thể làm việc với những gì đã có sẵn ở đó: chuỗi email đang mở, tài liệu, bản ghi cuộc họp và, trong một số ứng dụng, các email và tệp khác của bạn. Trên tài khoản công việc, nó thường hoạt động theo quyền hạn của công ty bạn: nó dùng những gì tài khoản của bạn vốn đã được phép mở, và không gì hơn.

Đó là lý do nó hữu ích, và cũng là lý do các quy tắc trong bài Trước khi dùng AI trong công việc vẫn áp dụng. Hãy dùng tài khoản công việc mà công ty bạn đã phê duyệt. Việc bạn mở được một tệp không có nghĩa là nội dung của nó nên nằm trong một bản tóm tắt bạn chuyển tiếp cho người khác.

Nó vẫn cần được kiểm tra. Một bản tóm tắt có thể trình bày một đề xuất như thể đã được thống nhất, đó là một ảo giác: đầu ra không khớp với tài liệu mà nó được cung cấp. Nó cũng có thể bỏ sót thư trả lời cuối cùng đã thay đổi kế hoạch. Với mỗi việc, hãy nói rõ bạn muốn nhận lại gì, bảo nó đừng đoán, và đối chiếu kết quả với nguồn.

Ví dụ

Tom, một quản lý văn phòng, trở lại làm việc vào thứ Hai và thấy 23 email về việc chuyển văn phòng. Trong bảng AI của ứng dụng email, trên tài khoản công việc, anh hỏi:

Tóm tắt chuỗi email này thành hai danh sách: các quyết định đã đưa ra và các câu hỏi còn bỏ ngỏ.
Với mỗi mục, nêu tên người đã nói và ngày của email đó.
Nếu có điều gì đã được quyết định rồi sau đó thay đổi, chỉ đưa ra phiên bản mới nhất.

Tom đối chiếu từng mục với các email. Một “quyết định”, kế hoạch đỗ xe mới, thực ra chỉ là một đề xuất chưa ai xác nhận, nên anh chuyển nó sang các câu hỏi còn bỏ ngỏ. Sau đó anh yêu cầu một thư trả lời:

Soạn một thư trả lời gửi mọi người trong chuỗi email này từ các ý của tôi bên dưới,
theo giọng văn của các email trước đây của tôi ở đây. Không thêm gì khác.
- Bên chuyển đồ đã được đặt lịch cho ngày 14 tháng 11
- Tôi cần danh sách chìa khóa từ bộ phận cơ sở vật chất trước thứ Sáu
- Kế hoạch đỗ xe vẫn còn bỏ ngỏ; tôi sẽ đề xuất một phương án vào thứ Tư

Anh sửa hai cụm từ nghe không giống mình rồi gửi đi. Sau một cuộc họp, anh nhờ AI của ứng dụng họp đưa ra các quyết định và người phụ trách từ bản ghi, ghi “chưa nêu” ở chỗ không ai nhận việc, và đối chiếu chúng với ghi chú của mình. Sau đó, trong một tài liệu mới, anh biến các ghi chú sơ bộ thành bản nháp đầu tiên của kế hoạch chuyển văn phòng và điền hai ngày mà nó để trống.

Thực hành ngay

1. Trên tài khoản công việc, tìm nút AI hoặc bảng AI trong ứng dụng email của bạn. Nếu không có, hãy hỏi bộ phận IT xem tính năng này đã được bật cho bạn chưa.
2. Trong một chuỗi email dài mà bạn có tham gia, hãy yêu cầu các quyết định và các câu hỏi còn bỏ ngỏ. Đối chiếu từng mục với các email.
3. Viết ba gạch đầu dòng và yêu cầu một thư trả lời theo giọng văn của bạn. Chỉnh sửa và tự gửi nó.
4. Nếu ứng dụng họp của bạn lưu bản ghi, hãy yêu cầu các quyết định và người phụ trách. So sánh chúng với ghi chú của bạn.
5. Trong một tài liệu mới, hãy yêu cầu một bản nháp đầu tiên từ ghi chú sơ bộ. Điền mọi chỗ nó đánh dấu là còn thiếu.

Cuối cùng, bạn sẽ có bốn kết quả đã kiểm tra: một bản tóm tắt, một thư trả lời bạn đã gửi, các quyết định kèm người phụ trách, và một bản nháp đầu tiên.

Sao chép mẫu này

Chỉ dùng [chuỗi email này / bản ghi này / ghi chú của tôi bên dưới].
Nếu điều gì không có ở đó, hãy viết “chưa nêu” thay vì đoán.
Chọn phần bạn cần:

1. Chuỗi email: liệt kê các quyết định đã đưa ra và các câu hỏi còn bỏ ngỏ,
   mỗi mục kèm người đã nói và ngày. Nếu một quyết định thay đổi sau đó,
   đưa ra quyết định mới nhất.

2. Thư trả lời: soạn thư trả lời gửi [người hoặc nhóm] từ các ý của tôi, theo
   giọng văn của các email trước đây của tôi, dưới [số] từ. Không thêm gì khác.
   - [ý]
   - [ý]

3. Cuộc họp: liệt kê các quyết định, sau đó là các công việc, mỗi việc kèm
   người phụ trách và hạn hoàn thành.

4. Bản nháp đầu tiên: biến ghi chú của tôi thành một [loại tài liệu] cho
   [người đọc], có tiêu đề. Đánh dấu mọi chỗ còn thiếu là “cần bổ sung”.

Ghi chú:
[dán ghi chú sơ bộ, nếu có]

Kiểm tra kết quả

• Mọi quyết định trong bản tóm tắt có thực sự được thống nhất trong chuỗi email, chứ không chỉ được đề xuất không?
• Bản tóm tắt có bao gồm các email mới nhất, nơi kế hoạch thường thay đổi không?
• Mỗi người phụ trách có đúng là người đã thực sự nhận việc không?
• Thư trả lời có chỉ nói những gì các ý của bạn nói, bằng những từ bạn sẽ dùng không?
• Bản nháp đầu tiên có thêm dữ kiện, số liệu hoặc ngày tháng không có trong ghi chú của bạn không?

Lỗi thường gặp

• Chuyển tiếp bản tóm tắt của một chuỗi email bạn chưa đọc. Nó có thể bỏ mất thư trả lời đã thay đổi kế hoạch. Hãy tự đọc vài email cuối.
• Cho rằng nó chỉ thấy email đang mở. Trong một số ứng dụng, nó có thể dùng các email và tệp khác mà bạn mở được. Hãy hỏi nó đã dùng những cái nào.
• Nghĩ rằng có sẵn nghĩa là được phép dùng cho mọi việc. Công ty bạn quyết định tính năng nào được bật và được dùng vào việc gì. Nếu bạn không chắc, hãy hỏi.
• Chấp nhận người phụ trách mà AI chọn. Nó có thể giao việc cho bất kỳ ai đã nhắc đến việc đó, chứ không phải người đã đồng ý làm.