使用工作应用里内置的 AI

你将学到什么

• 邮件、文档和会议应用里内置的 AI 能处理哪些内容，以及这为什么重要
• 四项工作：总结邮件往来、起草回复、从会议中列出决定和负责人、把笔记变成初稿
• 在别人看到之前，如何检查每一个结果

核心概念

现在很多工作应用都内置了 AI，以按钮或侧边面板的形式出现在你的邮件、文档或会议应用里。例如 Outlook、Word 和 Teams 里的 Microsoft Copilot，以及 Gmail 和 Docs 里的 Gemini。你有没有这些功能、有哪些部分，取决于公司的方案和设置：IT 部门可以告诉你。

和另一个浏览器标签页里的聊天机器人不同，工作应用里的 AI 可以直接处理已经在那里的内容：打开的邮件往来、文档、会议转写文本，在有些应用里还包括你的其他邮件和文件。在工作账号上，它通常按公司的权限工作：它只使用你的账号本来就能打开的内容，仅此而已。

这正是它有用的原因，也是在工作中使用 AI 之前里的规定仍然适用的原因。使用公司批准的工作账号。能打开一个文件，并不代表它的内容就适合放进你转发给别人的总结里。

它仍然需要检查。总结可能把一条建议写成已经商定的事，这就是幻觉：输出与它收到的材料不一致。它也可能漏掉最后那封改变了计划的回复。每项工作都要说明你希望得到什么，告诉它不要猜，并对照原始内容检查结果。

示例

Tom 是一名办公室经理，周一回来时收到了 23 封关于办公室搬迁的邮件。他在邮件应用的 AI 面板里，用工作账号提问：

把这组邮件往来总结成两个清单：已做出的决定，以及待解决的问题。
每一项都写明是谁说的，以及那封邮件的日期。
如果某件事定下来之后又改了，只给出最新的版本。

Tom 对照邮件逐项检查。其中一项“决定”是新的停车方案，其实只是一条没人确认过的建议，所以他把它移到了待解决的问题里。然后他请 AI 写一封回复：

根据我下面列出的要点，给这组邮件往来中的所有人起草一封回复，
语气和我之前在这里发的邮件保持一致。不要添加任何其他内容。
- 搬家公司已经预订在 11 月 14 日
- 我需要后勤部门在周五之前提供钥匙清单
- 停车方案还没定；我会在周三提出一个方案

他改了两处不像他会说的措辞，然后发了出去。开完一次会后，他让会议应用里的 AI 根据转写文本列出决定和负责人，没人认领的任务写“未注明”，并对照自己的笔记核对。接着，他在一个新文档里把粗略的笔记变成搬迁计划的初稿，并补上了初稿里空着的两个日期。

动手练习

1. 用工作账号登录，在你的邮件应用里找到 AI 按钮或侧边面板。如果没有，问问 IT 部门有没有为你开通。
2. 在一组你参与过的长邮件往来里，让它列出决定和待解决的问题。对照邮件逐项检查。
3. 写三条要点，让它用你的语气写一封回复。修改之后自己发出去。
4. 如果你的会议应用会保留转写文本，让它列出决定和负责人。和你的笔记对比一下。
5. 在一个新文档里，让它根据粗略的笔记写出初稿。补上它标为缺少的任何内容。

最后，你应该得到四个检查过的结果：一份总结、一封你发出的回复、带负责人的决定清单，以及一份初稿。

复制这个模板

只使用[这组邮件往来 / 这份转写文本 / 我下面的笔记]。
如果某些内容里面没有，请写“未注明”，不要猜。
选出你需要的部分：

1. 邮件往来：列出已做出的决定和待解决的问题，每一项都写明是谁说的
   以及日期。如果某个决定后来改了，给出最新的那个。

2. 回复：根据我的要点，给[某人或某个群组]起草一封回复，语气和我之前的
   邮件一致，不超过[数字]字。不要添加任何其他内容。
   - [要点]
   - [要点]

3. 会议：先列出决定，再列出任务，每项任务都写明负责人和
   截止日期。

4. 初稿：把我的笔记整理成一份给[读者]看的[文档类型]，带小标题。
   把缺少的内容标为“待补充”。

笔记：
[粘贴粗略的笔记，如果有的话]

检查结果

• 总结里的每个决定都是邮件往来中真正商定的，而不只是有人提议的吗？
• 总结有没有包括最新的几封邮件？计划往往在那里发生变化。
• 每个负责人都是真正认领了任务的人吗？
• 回复里说的是否只有你的要点，而且用的是你会用的措辞？
• 初稿有没有添加你笔记里没有的事实、数字或日期？

常见错误

• 转发一组你没读过的邮件往来的总结。它可能漏掉改变了计划的那封回复。最后几封邮件要自己读。
• 以为它只能看到打开的那封邮件。在有些应用里，它可以使用你能打开的其他邮件和文件。问问它用了哪些。
• 以为内置就意味着什么都能用。哪些功能开启、可以用来做什么，由公司决定。拿不准就去问。
• 接受 AI 选定的负责人。它可能把任务分给提到这件事的人，而不是答应去做的人。