Gunakan AI yang ada di aplikasi kerja Anda

Yang akan Anda pelajari

• Apa saja yang bisa dikerjakan AI yang ada di aplikasi email, dokumen, dan rapat Anda, dan mengapa itu penting
• Empat tugas: merangkum percakapan email, menyusun draf balasan, mencatat keputusan dan penanggung jawab dari rapat, mengubah catatan menjadi draf pertama
• Cara memeriksa setiap hasil sebelum orang lain melihatnya

Gagasannya

Banyak aplikasi kerja kini punya AI bawaan, berupa tombol atau panel samping di email, dokumen, atau aplikasi rapat Anda. Contohnya Microsoft Copilot di Outlook, Word, dan Teams, serta Gemini di Gmail dan Docs. Apakah Anda memilikinya, dan bagian mana saja, bergantung pada paket dan pengaturan perusahaan Anda: tim TI bisa memberi tahu Anda.

Berbeda dengan chatbot di tab browser lain, AI di dalam aplikasi kerja bisa bekerja dengan apa yang sudah ada di sana: percakapan email yang terbuka, dokumennya, transkrip rapat, dan, di beberapa aplikasi, email dan file Anda yang lain. Di akun kerja, AI itu biasanya bekerja di bawah izin perusahaan Anda: ia memakai apa yang memang sudah boleh dibuka akun Anda, tidak lebih.

Itulah yang membuatnya berguna, dan itulah sebabnya aturan dari Sebelum memakai AI di tempat kerja tetap berlaku. Pakai akun kerja yang disetujui perusahaan Anda. Bisa membuka sebuah file tidak berarti isinya pantas masuk ke ringkasan yang Anda teruskan kepada orang lain.

Hasilnya tetap perlu diperiksa. Ringkasan bisa menyajikan saran seolah-olah sudah disepakati, dan itu adalah halusinasi: hasil yang tidak sesuai dengan bahan yang diberikan kepadanya. Ringkasan juga bisa melewatkan balasan terakhir yang mengubah rencana. Untuk setiap tugas, katakan apa yang Anda inginkan, minta AI untuk tidak menebak, dan periksa hasilnya terhadap sumbernya.

Contoh

Tom, seorang manajer kantor, kembali bekerja pada hari Senin dan menemukan 23 email tentang pindahan kantor. Di panel AI aplikasi emailnya, dengan akun kerjanya, ia meminta:

Rangkum percakapan email ini dalam dua daftar: keputusan yang diambil dan
pertanyaan yang masih terbuka.
Untuk setiap item, sebutkan siapa yang mengatakannya dan tanggal pesannya.
Jika ada yang sudah diputuskan lalu berubah, berikan hanya versi terbarunya.

Tom memeriksa setiap item terhadap email-emailnya. Satu “keputusan”, yaitu rencana parkir baru, ternyata hanya saran yang tidak pernah dikonfirmasi siapa pun, jadi ia memindahkannya ke pertanyaan yang masih terbuka. Lalu ia meminta balasan:

Buat draf balasan untuk semua orang di percakapan ini dari poin-poin saya di
bawah, dengan nada pesan-pesan saya sebelumnya di sini. Jangan menambahkan apa pun.
- Jasa pindahan sudah dipesan untuk 14 November
- Saya perlu daftar kunci dari bagian fasilitas paling lambat hari Jumat
- Rencana parkir masih terbuka; saya akan mengusulkan satu rencana pada hari Rabu

Ia mengubah dua frasa yang tidak terdengar seperti dirinya, lalu mengirimnya. Setelah sebuah rapat, ia meminta AI di aplikasi rapat untuk mencatat keputusan dan penanggung jawab dari transkrip, dengan “tidak disebutkan” jika tidak ada yang mengambil tugas, lalu memeriksanya terhadap catatannya sendiri. Kemudian, di dokumen baru, ia mengubah catatan kasarnya menjadi draf pertama rencana pindahan dan mengisi dua tanggal yang dibiarkan kosong.

Berlatih sekarang

1. Di akun kerja Anda, cari tombol atau panel samping AI di aplikasi email Anda. Jika tidak ada, tanyakan kepada tim TI apakah fitur itu sudah diaktifkan untuk Anda.
2. Di percakapan email panjang yang Anda ikuti, minta keputusan dan pertanyaan yang masih terbuka. Periksa setiap item terhadap pesan-pesannya.
3. Tulis tiga poin dan minta balasan dengan nada Anda. Sunting, lalu kirim sendiri.
4. Jika aplikasi rapat Anda menyimpan transkrip, minta keputusan dan penanggung jawabnya. Bandingkan dengan catatan Anda.
5. Di dokumen baru, minta draf pertama dari catatan kasar. Isi apa pun yang ditandainya sebagai belum ada.

Di akhir latihan, Anda seharusnya memiliki empat hasil yang sudah diperiksa: ringkasan, balasan yang sudah Anda kirim, keputusan beserta penanggung jawabnya, dan draf pertama.

Salin templat ini

Gunakan hanya [percakapan email ini / transkrip ini / catatan saya di bawah].
Jika sesuatu tidak ada di sana, tulis “tidak disebutkan” alih-alih menebak.
Pilih bagian yang Anda perlukan:

1. Percakapan email: buat daftar keputusan yang diambil dan pertanyaan
   yang masih terbuka, masing-masing dengan siapa yang mengatakannya dan
   tanggalnya. Jika keputusan berubah kemudian, berikan yang terbaru.

2. Balasan: buat draf balasan untuk [orang atau kelompok] dari poin-poin
   saya, dengan nada pesan-pesan saya sebelumnya, di bawah [jumlah] kata.
   Jangan menambahkan apa pun.
   - [poin]
   - [poin]

3. Rapat: buat daftar keputusan, lalu tugas, masing-masing dengan
   penanggung jawab dan tenggat.

4. Draf pertama: ubah catatan saya menjadi [jenis dokumen] untuk
   [audiens], dengan judul-judul bagian. Tandai apa pun yang belum ada
   sebagai “perlu ditambahkan”.

Catatan:
[tempelkan catatan kasar, jika ada]

Periksa hasilnya

• Apakah setiap keputusan dalam ringkasan memang disepakati di percakapan itu, bukan hanya diusulkan?
• Apakah ringkasan mencakup pesan-pesan terbaru, tempat rencana sering berubah?
• Apakah setiap penanggung jawab memang orang yang mengambil tugas itu?
• Apakah balasan hanya mengatakan apa yang ada di poin-poin Anda, dengan kata-kata yang akan Anda pakai?
• Apakah draf pertama menambahkan fakta, angka, atau tanggal yang tidak ada di catatan Anda?

Kesalahan umum

• Meneruskan ringkasan percakapan yang belum Anda baca. Ringkasan bisa melewatkan balasan yang mengubah rencana. Baca sendiri beberapa pesan terakhir.
• Mengira AI hanya melihat email yang terbuka. Di beberapa aplikasi, AI bisa memakai email dan file lain yang bisa Anda buka. Tanyakan email dan file mana yang dipakainya.
• Mengira bawaan berarti boleh dipakai untuk apa saja. Perusahaan Anda yang menentukan fitur mana yang aktif dan untuk apa fitur itu boleh dipakai. Jika ragu, tanyakan.
• Menerima penanggung jawab yang dipilih AI. AI bisa memberikan tugas kepada siapa pun yang menyebutnya, bukan kepada orang yang setuju mengerjakannya.