अपने काम के ऐप में मौजूद AI इस्तेमाल करें

आप क्या सीखेंगे

• आपके ईमेल, दस्तावेज़ और मीटिंग ऐप में मौजूद AI किन चीज़ों पर काम कर सकता है, और यह क्यों मायने रखता है
• चार काम: थ्रेड का सारांश बनाना, जवाब का ड्राफ़्ट लिखना, मीटिंग से फ़ैसलों और ज़िम्मेदार लोगों की सूची बनाना, नोट्स को पहले ड्राफ़्ट में बदलना
• किसी और के देखने से पहले हर नतीजे को कैसे जाँचें

मूल विचार

अब कई ऑफ़िस ऐप में AI पहले से मौजूद है, आपके ईमेल, दस्तावेज़ या मीटिंग ऐप में एक बटन या साइड पैनल के रूप में। उदाहरण हैं Outlook, Word और Teams में Microsoft Copilot, और Gmail और Docs में Gemini। यह आपके पास है या नहीं, और इसके कौन-से हिस्से, यह आपकी कंपनी के प्लान और सेटिंग्स पर निर्भर करता है: IT आपको बता सकता है।

ब्राउज़र के किसी दूसरे टैब में खुले चैटबॉट के उलट, ऑफ़िस ऐप के अंदर का AI उस पर काम कर सकता है जो पहले से वहाँ है: खुला हुआ थ्रेड, दस्तावेज़, मीटिंग का ट्रांसक्रिप्ट और, कुछ ऐप में, आपके दूसरे मेल और फ़ाइलें। वर्क अकाउंट पर यह आम तौर पर आपकी कंपनी की अनुमतियों के तहत काम करता है: यह वही इस्तेमाल करता है जिसे खोलने की इजाज़त आपके अकाउंट को पहले से है, उससे ज़्यादा कुछ नहीं।

इसीलिए यह काम का है, और इसीलिए काम पर AI इस्तेमाल करने से पहले वाले नियम अब भी लागू होते हैं। वही वर्क अकाउंट इस्तेमाल करें जिसे आपकी कंपनी ने मंज़ूरी दी है। किसी फ़ाइल को खोल पाने का मतलब यह नहीं कि उसकी सामग्री ऐसे सारांश में डाली जा सकती है जिसे आप दूसरों को फ़ॉरवर्ड करेंगे।

फिर भी इसकी जाँच ज़रूरी है। सारांश किसी सुझाव को तय हुई बात की तरह पेश कर सकता है, जो एक हैलुसिनेशन है: ऐसा आउटपुट जो उसे दी गई सामग्री से मेल नहीं खाता। यह उस आखिरी जवाब को भी छोड़ सकता है जिसने प्लान बदल दिया। हर काम के लिए बताएँ कि आपको क्या वापस चाहिए, उससे अंदाज़ा न लगाने को कहें, और नतीजे को स्रोत से मिलाएँ।

उदाहरण

Tom एक ऑफ़िस मैनेजर है। सोमवार को लौटने पर उसके पास दफ़्तर शिफ़्ट करने के बारे में 23 ईमेल हैं। अपने वर्क अकाउंट पर, ईमेल ऐप के AI पैनल में वह पूछता है:

इस थ्रेड का सारांश दो सूचियों में दें: लिए गए फ़ैसले, और खुले सवाल।
हर चीज़ के लिए बताएँ कि यह किसने कहा और मैसेज की तारीख क्या है।
अगर कुछ तय हुआ और बाद में बदल गया, तो सिर्फ़ सबसे नया रूप दें।

Tom हर चीज़ को ईमेल से मिलाता है। एक “फ़ैसला”, पार्किंग का नया प्लान, असल में सिर्फ़ एक सुझाव था जिसकी किसी ने पुष्टि नहीं की, इसलिए वह उसे खुले सवालों में डाल देता है। फिर वह एक जवाब माँगता है:

नीचे दिए गए मेरे पॉइंट्स के आधार पर इस थ्रेड के सभी लोगों के लिए एक जवाब का
ड्राफ़्ट लिखें, यहाँ मेरे पिछले मैसेज के लहजे में। और कुछ न जोड़ें।
- सामान शिफ़्ट करने वाले 14 नवंबर के लिए बुक हैं
- मुझे शुक्रवार तक फ़ैसिलिटीज़ से चाबियों की सूची चाहिए
- पार्किंग प्लान अभी तय नहीं है; मैं बुधवार को एक प्लान सुझाऊँगा

वह दो वाक्यांश बदलता है जो उसके जैसे नहीं लगते, और जवाब भेज देता है। एक मीटिंग के बाद वह मीटिंग ऐप के AI से ट्रांसक्रिप्ट के आधार पर फ़ैसले और ज़िम्मेदार लोग माँगता है, जहाँ किसी ने काम नहीं लिया वहाँ “नहीं बताया गया” लिखवाता है, और उन्हें अपने नोट्स से मिलाता है। फिर एक नए दस्तावेज़ में वह अपने कच्चे नोट्स को शिफ़्टिंग प्लान के पहले ड्राफ़्ट में बदलवाता है और वे दो तारीखें भरता है जो ड्राफ़्ट में खाली रह गई थीं।

अभी अभ्यास करें

1. अपने वर्क अकाउंट पर, अपने ईमेल ऐप में AI बटन या साइड पैनल ढूँढें। अगर नहीं है, तो IT से पूछें कि क्या यह आपके लिए चालू है।
2. किसी लंबे थ्रेड में, जिसमें आप शामिल थे, फ़ैसले और खुले सवाल माँगें। हर चीज़ को मैसेज से मिलाएँ।
3. तीन बुलेट पॉइंट लिखें और अपने लहजे में जवाब माँगें। उसे एडिट करें और खुद भेजें।
4. अगर आपका मीटिंग ऐप ट्रांसक्रिप्ट रखता है, तो फ़ैसले और ज़िम्मेदार लोग माँगें। उनकी तुलना अपने नोट्स से करें।
5. एक नए दस्तावेज़ में, कच्चे नोट्स से पहला ड्राफ़्ट माँगें। जिस चीज़ को उसने छूटी हुई बताया हो, उसे भरें।

आखिर में आपके पास चार जाँचे हुए नतीजे होने चाहिए: एक सारांश, आपका भेजा हुआ एक जवाब, ज़िम्मेदार लोगों के साथ फ़ैसले, और एक पहला ड्राफ़्ट।

यह टेम्पलेट कॉपी करें

सिर्फ़ [यह थ्रेड / यह ट्रांसक्रिप्ट / नीचे दिए मेरे नोट्स] का इस्तेमाल करें।
अगर कोई बात इसमें नहीं है, तो अंदाज़ा लगाने के बजाय “नहीं बताया गया” लिखें।
जो हिस्सा चाहिए, वह चुनें:

1. थ्रेड: लिए गए फ़ैसलों और खुले सवालों की सूची बनाएँ, हर एक के साथ किसने
   कहा और तारीख। अगर कोई फ़ैसला बाद में बदला, तो सबसे नया वाला दें।

2. जवाब: मेरे पॉइंट्स से [व्यक्ति या ग्रुप] के लिए जवाब का ड्राफ़्ट लिखें,
   मेरे पिछले मैसेज के लहजे में, [संख्या] शब्दों से कम। और कुछ न जोड़ें।
   - [पॉइंट]
   - [पॉइंट]

3. मीटिंग: फ़ैसलों की सूची बनाएँ, फिर कामों की, हर एक के साथ ज़िम्मेदार
   व्यक्ति और पूरा करने की तारीख।

4. पहला ड्राफ़्ट: मेरे नोट्स को [पढ़ने वाले] के लिए हेडिंग वाले
   [दस्तावेज़ का प्रकार] में बदलें। जो कुछ छूटा हो, उसे “जोड़ना है” लिखकर चिह्नित करें।

नोट्स:
[अगर हों, तो कच्चे नोट्स पेस्ट करें]

आउटपुट जाँचें

• क्या सारांश का हर फ़ैसला थ्रेड में तय हुआ था, सिर्फ़ सुझाया नहीं गया था?
• क्या सारांश में सबसे नए मैसेज शामिल हैं, जहाँ अक्सर प्लान बदलते हैं?
• क्या हर ज़िम्मेदार व्यक्ति वही है जिसने सच में वह काम लिया?
• क्या जवाब में सिर्फ़ वही है जो आपके पॉइंट्स में था, उन शब्दों में जो आप इस्तेमाल करते?
• क्या पहले ड्राफ़्ट में ऐसे तथ्य, आँकड़े या तारीखें जुड़ गईं जो आपके नोट्स में नहीं थीं?

आम गलतियाँ

• ऐसे थ्रेड का सारांश फ़ॉरवर्ड करना जिसे आपने पढ़ा नहीं। उसमें वह जवाब छूट सकता है जिसने प्लान बदल दिया। आखिरी कुछ मैसेज खुद पढ़ें।
• यह मान लेना कि वह सिर्फ़ खुला हुआ ईमेल देखता है। कुछ ऐप में वह दूसरे मेल और फ़ाइलें भी इस्तेमाल कर सकता है जिन्हें आप खोल सकते हैं। उससे पूछें कि उसने कौन-से इस्तेमाल किए।
• यह सोचना कि पहले से मौजूद है तो हर चीज़ के लिए इजाज़त है। कौन-से फ़ीचर चालू हैं और उन्हें किस काम में लिया जा सकता है, यह आपकी कंपनी तय करती है। पक्का न हो, तो पूछें।
• AI के चुने हुए ज़िम्मेदार लोगों को मान लेना। वह किसी काम को उस व्यक्ति के नाम कर सकता है जिसने उसका ज़िक्र किया, न कि उसके नाम जिसने उसे करने की हामी भरी।