Використовуйте ШІ, вбудований у ваші робочі застосунки

Чого ви навчитеся

• З чим може працювати ШІ, вбудований у ваші застосунки для пошти, документів і зустрічей, і чому це важливо
• Чотири завдання: підсумувати листування, підготувати чернетку відповіді, скласти список рішень і відповідальних за підсумками зустрічі, перетворити нотатки на першу чернетку
• Як перевірити кожен результат, перш ніж його побачить хтось інший

Ідея

У багатьох робочих застосунках тепер є вбудований ШІ — кнопка або бічна панель у пошті, документах чи застосунку для зустрічей. Наприклад, Microsoft Copilot в Outlook, Word і Teams та Gemini в Gmail і Docs. Чи є він у вас і які саме його функції, залежить від плану й налаштувань вашої компанії: про це підкаже ІТ-відділ.

На відміну від чат-бота в іншій вкладці браузера, ШІ всередині робочого застосунку може працювати з тим, що там уже є: з відкритим листуванням, документом, розшифровкою зустрічі, а в деяких застосунках — і з іншими вашими листами й файлами. У робочому обліковому записі він зазвичай діє в межах прав, заданих вашою компанією: використовує те, що ваш обліковий запис і так може відкривати, і нічого понад це.

Саме тому він корисний, і саме тому правила з уроку Перш ніж використовувати ШІ на роботі і далі діють. Користуйтеся робочим обліковим записом, який схвалила ваша компанія. Те, що ви можете відкрити файл, не означає, що його вмісту місце в підсумку, який ви пересилаєте іншим.

Результат однаково треба перевіряти. Підсумок може видати пропозицію за ухвалене рішення — це галюцинація: результат, який не відповідає переданому матеріалу. Він також може пропустити останню відповідь, яка змінила план. Для кожного завдання скажіть, що ви хочете отримати, попросіть не вгадувати й звірте результат із джерелом.

Приклад

Tom, офіс-менеджер, повертається в понеділок і бачить 23 листи про переїзд офісу. У панелі ШІ свого поштового застосунку, у робочому обліковому записі, він просить:

Підсумуй це листування у вигляді двох списків: ухвалені рішення й відкриті питання.
Для кожного пункту вкажи, хто це сказав, і дату листа.
Якщо щось вирішили, а потім змінили, наведи лише останню версію.

Tom звіряє кожен пункт із листами. Одне «рішення», новий план паркування, було лише пропозицією, яку ніхто не підтвердив, тож він переносить його до відкритих питань. Потім він просить підготувати відповідь:

Напиши чернетку відповіді всім учасникам цього листування за моїми пунктами нижче,
у тоні моїх попередніх листів тут. Більше нічого не додавай.
- Вантажників заброньовано на 14 листопада
- Мені потрібен список ключів від господарської служби до п'ятниці
- План паркування ще відкритий; я запропоную варіант у середу

Він змінює дві фрази, які звучать не по-його, і надсилає лист. Після зустрічі він просить ШІ в застосунку для зустрічей виокремити з розшифровки рішення й відповідальних, з позначкою «не вказано», де ніхто не взяв завдання, і звіряє їх зі своїми нотатками. Потім у новому документі він перетворює чорнові нотатки на першу чернетку плану переїзду й заповнює дві дати, які ШІ залишив порожніми.

Спробуйте самі

1. У робочому обліковому записі знайдіть кнопку ШІ або бічну панель у поштовому застосунку. Якщо її немає, запитайте ІТ-відділ, чи ввімкнено цю функцію для вас.
2. У довгому листуванні, у якому ви брали участь, попросіть виокремити рішення й відкриті питання. Звірте кожен пункт із листами.
3. Напишіть три пункти й попросіть відповідь у вашому тоні. Відредагуйте її й надішліть самі.
4. Якщо ваш застосунок для зустрічей зберігає розшифровку, попросіть виокремити рішення й відповідальних. Порівняйте їх зі своїми нотатками.
5. У новому документі попросіть першу чернетку за чорновими нотатками. Заповніть усе, що ШІ позначив як відсутнє.

Наприкінці у вас мають бути чотири перевірені результати: підсумок, надіслана відповідь, рішення з відповідальними й перша чернетка.

Скопіюйте цей шаблон

Використовуй лише [це листування / цю розшифровку / мої нотатки нижче].
Якщо чогось там немає, пиши «не вказано», а не вгадуй.
Виберіть потрібну частину:

1. Листування: перелічи ухвалені рішення й відкриті питання, для кожного —
   хто це сказав і дата. Якщо рішення пізніше змінилося, наведи останнє.

2. Відповідь: напиши чернетку відповіді для [людина чи група] за моїми пунктами,
   у тоні моїх попередніх листів, до [кількість] слів. Більше нічого
   не додавай.
   - [пункт]
   - [пункт]

3. Зустріч: перелічи рішення, потім завдання, у кожного — відповідальний
   і термін.

4. Перша чернетка: перетвори мої нотатки на [тип документа] для
   [аудиторія], із заголовками. Усе відсутнє познач як «додати».

Нотатки:
[вставте чорнові нотатки, якщо є]

Перевірте результат

• Чи кожне рішення в підсумку справді погоджено в листуванні, а не лише запропоновано?
• Чи враховано останні листи, у яких плани часто змінюються?
• Чи кожен відповідальний — той, хто справді взяв завдання?
• Чи каже відповідь лише те, що було у ваших пунктах, і вашими словами?
• Чи не додала перша чернетка факти, цифри чи дати, яких не було у ваших нотатках?

Поширені помилки

• Пересилати підсумок листування, якого ви не читали. У ньому може випасти відповідь, яка змінила план. Прочитайте останні кілька листів самі.
• Вважати, що ШІ бачить лише відкритий лист. У деяких застосунках він може використовувати інші листи й файли, до яких у вас є доступ. Запитайте його, які саме він використав.
• Думати, що вбудований — значить дозволений для всього. Ваша компанія вирішує, які функції ввімкнено і для чого їх можна використовувати. Якщо не певні, запитайте.
• Приймати відповідальних, яких вибрав ШІ. Він може доручити завдання тому, хто його згадав, а не тому, хто погодився його виконати.