Используйте ИИ для работы с таблицей и проверяйте цифры

Чему вы научитесь

• Как попросить ИИ описать ваши данные, прежде чем он что-либо сделает
• Как попросить объяснить формулу и проверить это объяснение
• Как привести в порядок список: дубликаты, написание, форматы и столбцы
• Как проверить итог или найти, почему два итога расходятся, а затем доказать это

Идея

Работать с таблицей с помощью ИИ можно двумя способами: через ИИ, встроенный в приложение для таблиц (Microsoft Copilot в Excel, Gemini в Google Sheets), или через чат-ассистента, в который вы загружаете файл (ChatGPT, Claude). Какой из них доступен вам, часто зависит от аккаунта или тарифа.

ИИ подходит для трёх задач: объяснить формулу, которую написал кто-то другой; привести в порядок список (дубликаты, разное написание и форматы дат, столбцы, которые нужно разделить или объединить); проверить итог или найти, почему два итога расходятся.

Числа от ИИ выглядят точными, даже когда инструмент пропустил строки или неправильно прочитал столбец. Это тоже галлюцинация: результат, который не соответствует переданному материалу.

Поэтому работайте в три шага. Сначала попросите ИИ описать данные: столбцы, количество строк, пустые ячейки и всё, что выглядит несогласованным. Сравните это со своей таблицей. Затем дайте ему одну задачу. И наконец, спросите, как проверить результат, и проверьте его.

Правило: никогда не используйте число, которое вы не можете сами пересчитать вторым способом. Для итога используйте SUM (в русской версии Excel — СУММ), фильтр или сводную таблицу. Для формулы посчитайте одну строку вручную по объяснению и сравните с ячейкой. Для очищенного списка посчитайте строки до и после; разница должна совпасть с количеством дубликатов, которые ИИ, по его словам, удалил.

Работайте с копией, никогда с оригиналом. Сначала уберите личные данные, например имена, контактные данные и зарплаты, удалив столбцы, которые не нужны для задачи. Подробнее об этом — в уроке Прежде чем использовать ИИ на работе.

Пример

Amira, офис-администратор, ведёт таблицу командировочных расходов за этот квартал: 214 строк. У неё итог 18 430,50, а в финансовом отчёте указано 18 112,00. Она сохраняет копию, удаляет столбцы с именами и банковскими данными, загружает файл и просит только описание:

Опиши этот файл: столбцы, количество строк, пустые ячейки и значения,
которые выглядят несогласованными. Пока ничего не меняй.

ИИ сообщает о пяти столбцах и 214 строках, что совпадает с её таблицей, и отмечает два написания одной категории: «Такси» и «такси». Затем она даёт ему одну задачу:

Мой итог по столбцу «Сумма» — 18 430,50. В другом отчёте — 18 112,00.
Перечисли возможные причины, которые ты видишь в этом файле, с номерами строк,
и как я могу сама проверить каждую из них.

ИИ находит счёт за отель на 318,50, внесённый дважды, в строках 88 и 141, и помечает две поездки на такси как возможный дубликат. Фильтр по 318,50 показывает, что у обеих строк одинаковые дата и номер чека: это настоящий дубликат. У поездок на такси разные даты, поэтому они остаются. Amira удаляет строку 141 в своей копии, и SUM показывает 18 112,00. Она отправляет в финансовый отдел номера строк и описание того, как проверяла.

Попробуйте сами

1. Выберите реальную таблицу с итогом или списком, который нужно привести в порядок. Сохраните копию и работайте только в ней.
2. Удалите все личные данные, которые не нужны для задачи.
3. Попросите ИИ описать данные. Сравните описание со своей таблицей.
4. Дайте ему одну задачу: объяснить формулу, привести в порядок столбец или проверить итог.
5. Спросите, как проверить результат, и проведите эту проверку сами.
6. Запишите результат и то, как вы его подтвердили.

В итоге у вас должен быть один результат, подтверждённый двумя способами, и запись о том, как вы это сделали.

Скопируйте этот шаблон

Это копия таблицы, из которой удалены личные данные.
Работай в три шага и останавливайся после каждого.

Шаг 1, описание: столбцы, количество строк, пустые ячейки и значения,
которые выглядят несогласованными (написание, форматы, возможные дубликаты).
Ничего не меняй.

Шаг 2, одна задача: [например: объясни формулу в D14 простыми словами /
приведи написание в столбце «Город» к одному варианту / найди, почему мой итог X отличается от Y].
Перечисли все строки, которые ты изменил или на которые опирался.

Шаг 3, проверка: скажи, как мне самостоятельно подтвердить результат вторым способом,
например фильтром, сводной таблицей или SUM, и что я должен увидеть.

Если что-то непонятно, спроси меня, а не угадывай.

Просьба отмечать сомнительные места не делает ответ ИИ верным. Продолжайте проверять то, что важно.

Проверьте результат

• Совпадают ли количество строк и столбцы с вашей таблицей?
• Формула: совпадает ли одна строка, посчитанная вручную, с ячейкой?
• Очищенный список: равно ли новое количество строк старому минус дубликаты, которые перечислил ИИ?
• Итог: даёт ли SUM, фильтр или сводная таблица то же число?
• Не изменил ли ИИ что-то, о чём вы не просили?
• Остался ли оригинал нетронутым и нет ли в копии личных данных?

Частые ошибки

• Доверять числу, потому что оно выглядит точным. Десятичные знаки не означают, что учтена каждая строка. Пересчитайте вторым способом.
• Пропускать описание. Если ИИ прочитал 400 из ваших 412 строк, все последующие ответы будут неверными. Сначала проверьте количество строк.
• Позволять ему работать с оригиналом. Некоторые инструменты могут напрямую изменять вашу книгу. Работайте с копией, чтобы можно было сравнить и отменить изменения.
• Загружать имена и контактные данные. Сначала удалите столбцы, которые не нужны для задачи.
• Просить несколько задач сразу. Ошибки прячутся в длинном ответе. Одна задача — одна проверка.