Yapay zekayı bir elektronik tabloyla kullanın ve sayıları kontrol edin

Neler öğreneceksiniz

• Yapay zekanın herhangi bir şey yapmadan önce verilerinizi nasıl tarif etmesini sağlayacağınız
• Bir formülü nasıl açıklatacağınız ve açıklamayı nasıl test edeceğiniz
• Bir listeyi nasıl temizleyeceğiniz: yinelenen kayıtlar, yazımlar, biçimler ve sütunlar
• Bir toplamı nasıl kontrol edeceğiniz veya iki toplamın neden farklı olduğunu nasıl bulacağınız ve ardından bunu nasıl kanıtlayacağınız

Fikir

Yapay zekayı bir elektronik tabloyla iki şekilde kullanabilirsiniz: elektronik tablo uygulamanıza yerleşik yapay zeka (Excel'de Microsoft Copilot, Google Sheets'te Gemini) ya da bir dosya yüklediğiniz bir sohbet asistanı (ChatGPT, Claude). Hangisinin sizde olduğu çoğu zaman hesabınıza veya planınıza bağlıdır.

Üç iş için uygundur: başka birinin yazdığı bir formülü açıklamak; bir listeyi temizlemek (yinelenen kayıtlar, tutarsız yazımlar ve tarihler, bölünecek veya birleştirilecek sütunlar); ve bir toplamı kontrol etmek ya da iki toplamın neden farklı olduğunu bulmak.

Yapay zekanın verdiği sayılar, araç satırları atlamış veya bir sütunu yanlış okumuş olsa bile kesin görünür. Bu da bir halüsinasyondur: ona verilen materyalle örtüşmeyen çıktı.

Bu yüzden üç adımda çalışın. Önce yapay zekadan verileri tarif etmesini isteyin: sütunlar, satır sayısı, boş hücreler ve tutarsız görünen her şey. Bunu kendi tablonuzla karşılaştırın. İkinci olarak, ona tek bir iş verin. Üçüncü olarak, sonucu nasıl kontrol edeceğinizi sorun ve sonra kontrol edin.

Kural şu: ikinci bir yolla kendiniz yeniden hesaplayamadığınız bir sayıyı asla kullanmayın. Bir toplam için TOPLA işlevi, bir filtre veya bir özet tablo kullanın. Bir formül için açıklamaya göre bir satırı elle hesaplayın ve hücreyle karşılaştırın. Temizlenmiş bir liste için satırları öncesinde ve sonrasında sayın; fark, kaldırdığını söylediği yinelenen kayıtlarla eşleşmelidir.

Asıl dosyada değil, her zaman bir kopyada çalışın. İsimler, iletişim bilgileri ve maaşlar gibi kişisel verileri önce, işin ihtiyaç duymadığı sütunları silerek çıkarın. Yapay zekayı işte kullanmadan önce dersinde bu konuda daha fazlası var.

Örnek

Ofis yöneticisi Amira'nın elinde bu çeyreğin seyahat giderleri var: 214 satır. Onun toplamı 18.430,50, ama finans raporu 18.112,00 diyor. Bir kopya kaydediyor, ad ve banka sütunlarını siliyor, dosyayı yüklüyor ve yalnızca bir tarif istiyor:

Bu dosyayı tarif et: sütunlar, satır sayısı, boş hücreler ve tutarsız
görünen değerler. Şimdilik hiçbir şeyi değiştirme.

Yapay zeka beş sütun ve 214 satır bildiriyor; bu, Amira'nın tablosuyla eşleşiyor. Ayrıca bir kategorinin iki farklı yazımına dikkat çekiyor: “Taksi” ve “taksi”. Sonra Amira ona tek bir iş veriyor:

Tutar sütunumun toplamı 18.430,50. Başka bir rapor 18.112,00 diyor.
Bu dosyada görebildiğin olası nedenleri satır numaralarıyla listele ve
her birini kendim nasıl kontrol edebileceğimi yaz.

Yapay zeka, 88. ve 141. satırlarda iki kez girilmiş 318,50 tutarında bir otel faturası buluyor ve iki taksi yolculuğunu olası yinelenen kayıt olarak işaretliyor. 318,50 üzerine uygulanan bir filtre, iki satırın aynı tarihi ve aynı fiş numarasını taşıdığını gösteriyor: gerçek bir yinelenen kayıt. Taksi yolculuklarının tarihleri farklı, bu yüzden kalıyorlar. Amira kopyasında 141. satırı siliyor ve TOPLA 18.112,00 gösteriyor. Finans ekibine satır numaralarını ve nasıl kontrol ettiğini gönderiyor.

Şimdi pratik yapın

1. Toplamı olan veya düzenlenmesi gereken bir liste içeren gerçek bir tablo seçin. Bir kopya kaydedin ve yalnızca onda çalışın.
2. İşin ihtiyaç duymadığı kişisel verileri silin.
3. Yapay zekadan verileri tarif etmesini isteyin. Bunu tablonuzla karşılaştırın.
4. Ona tek bir iş verin: bir formülü açıklamak, bir sütunu temizlemek veya bir toplamı kontrol etmek.
5. Sonucu nasıl kontrol edeceğinizi sorun, sonra bu kontrolü kendiniz yapın.
6. Sonucu ve onu nasıl doğruladığınızı not edin.

Sonunda iki yolla doğrulanmış bir sonucunuz ve bunu nasıl yaptığınıza dair bir notunuz olmalı.

Bu şablonu kopyalayın

Bu, kişisel verileri çıkarılmış bir elektronik tablonun kopyası.
Üç adımda çalış ve her adımdan sonra dur.

Adım 1, tarif: sütunlar, satır sayısı, boş hücreler ve tutarsız görünen
değerler (yazımlar, biçimler, olası yinelenen kayıtlar).
Hiçbir şeyi değiştirme.

Adım 2, tek iş: [örneğin: D14'teki formülü sade bir dille açıkla /
Şehir sütununda tek bir yazım kullan / X toplamımın neden Y'den farklı
olduğunu bul].
Değiştirdiğin veya dayandığın her satırı listele.

Adım 3, kontrol: sonucu ikinci bir yolla, örneğin bir filtre, bir özet
tablo veya TOPLA ile kendim nasıl doğrulayabileceğimi ve ne görmem
gerektiğini söyle.

Bir şey belirsizse tahmin etmek yerine bana sor.

Yapay zekadan emin olmadığı yerleri belirtmesini istemek, yanıtını doğru yapmaz. Önemli kısımları kontrol etmeye devam edin.

Sonucu kontrol edin

• Satır sayısı ve sütunlar tablonuzla eşleşiyor mu?
• Formül: elle hesaplanan bir satır hücreyle eşleşiyor mu?
• Temizlenmiş liste: yeni satır sayısı, eski sayıdan listelediği yinelenen kayıtlar çıkarıldığında kalan sayı mı?
• Toplam: TOPLA, bir filtre veya bir özet tablo aynı sayıyı veriyor mu?
• İstemediğiniz bir şeyi değiştirdi mi?
• Asıl dosyaya dokunulmamış mı ve kopyada kişisel veri kalmamış mı?

Sık yapılan hatalar

• Kesin göründüğü için bir sayıya güvenmek. Ondalıklar her satırın sayıldığı anlamına gelmez. İkinci bir yolla yeniden hesaplayın.
• Tarif adımını atlamak. Yapay zeka 412 satırınızın 400'ünü okuduysa ondan sonraki her yanıt hatalıdır. Önce satır sayısını kontrol edin.
• Asıl dosya üzerinde çalışmasına izin vermek. Bazı araçlar çalışma kitabınızı doğrudan düzenleyebilir. Karşılaştırabilmek ve geri alabilmek için bir kopya kullanın.
• İsimleri ve iletişim bilgilerini yüklemek. Önce işin ihtiyaç duymadığı sütunları silin.
• Aynı anda birkaç iş istemek. Hatalar uzun bir yanıtın içinde gizlenir. Tek iş, tek kontrol.