Gebruik AI bij een spreadsheet en controleer de getallen

Wat je leert

• Hoe je de AI je gegevens laat beschrijven voordat hij iets doet
• Hoe je een formule laat uitleggen en de uitleg test
• Hoe je een lijst opschoont: dubbele rijen, spellingen, notaties en kolommen
• Hoe je een totaal controleert of uitzoekt waarom twee totalen verschillen, en dat daarna bewijst

Het idee

Je kunt AI op twee manieren met een spreadsheet gebruiken: de AI die in je spreadsheetapp zit (Microsoft Copilot in Excel, Gemini in Google Sheets), of een chatassistent waar je een bestand naar uploadt (ChatGPT, Claude). Welke je hebt, hangt vaak af van je account of abonnement.

Het werkt goed voor drie taken: een formule uitleggen die iemand anders heeft geschreven; een lijst opschonen (dubbele rijen, verschillende spellingen en datumnotaties, kolommen splitsen of samenvoegen); en een totaal controleren, of uitzoeken waarom twee totalen verschillen.

Getallen van AI zien er exact uit, ook als de tool rijen heeft overgeslagen of een kolom verkeerd heeft gelezen. Ook dat is een hallucinatie: uitvoer die niet klopt met het materiaal dat de AI kreeg.

Werk daarom in drie stappen. Vraag de AI eerst de gegevens te beschrijven: de kolommen, het aantal rijen, lege cellen en alles wat niet consistent is. Vergelijk dat met je sheet. Geef hem daarna één taak. Vraag tot slot hoe je het resultaat kunt controleren, en controleer het dan.

De regel: gebruik nooit een getal dat je niet zelf op een tweede manier kunt narekenen. Gebruik voor een totaal een SOM, een filter of een draaitabel. Werk voor een formule op basis van de uitleg één rij met de hand uit en vergelijk die met de cel. Tel voor een opgeschoonde lijst de rijen ervoor en erna; het verschil moet overeenkomen met de dubbele rijen die hij zegt te hebben verwijderd.

Werk in een kopie, nooit in het origineel. Verwijder eerst persoonsgegevens, zoals namen, contactgegevens en salarissen, door de kolommen te wissen die de taak niet nodig heeft. In Voordat je AI op je werk gebruikt lees je hier meer over.

Voorbeeld

Amira, administratief medewerker, heeft de reiskosten van dit kwartaal: 214 rijen. Haar totaal is 18.430,50, maar het financiële rapport zegt 18.112,00. Ze slaat een kopie op, verwijdert de kolommen met namen en bankgegevens, uploadt het bestand en vraagt alleen om een beschrijving:

Beschrijf dit bestand: de kolommen, het aantal rijen, lege cellen en
waarden die niet consistent lijken. Verander nog niets.

De AI meldt vijf kolommen en 214 rijen, wat klopt met haar sheet, en wijst op twee spellingen van één categorie: “Taxi” en “taxi”. Dan geeft ze hem één taak:

Mijn totaal van de kolom Bedrag is 18.430,50. Een ander rapport zegt 18.112,00.
Noem mogelijke oorzaken die je in dit bestand ziet, met rijnummers, en hoe
ik elk ervan zelf kan controleren.

Hij vindt een hotelfactuur van 318,50 die twee keer is ingevoerd, op rij 88 en 141, en markeert twee taxiritten als mogelijk dubbel. Een filter op 318,50 laat zien dat beide rijen dezelfde datum en hetzelfde bonnummer hebben: echt dubbel. De taxiritten hebben verschillende datums, dus die blijven staan. Amira verwijdert rij 141 in haar kopie, en een SOM geeft 18.112,00. Ze stuurt de afdeling financiën de rijnummers en hoe ze het heeft gecontroleerd.

Nu oefenen

1. Kies een echte sheet met een totaal of een lijst die opgeschoond moet worden. Sla een kopie op en werk alleen daarin.
2. Verwijder alle persoonsgegevens die de taak niet nodig heeft.
3. Vraag de AI om de gegevens te beschrijven. Vergelijk dat met je sheet.
4. Geef hem één taak: een formule uitleggen, een kolom opschonen of een totaal controleren.
5. Vraag hoe je het resultaat kunt controleren, en doe die controle zelf.
6. Schrijf het resultaat op en hoe je het hebt bevestigd.

Aan het eind heb je één resultaat dat op twee manieren is bevestigd, en een notitie van hoe je dat deed.

Kopieer dit sjabloon

Dit is een kopie van een spreadsheet waaruit persoonsgegevens zijn verwijderd.
Werk in drie stappen en stop na elke stap.

Stap 1, beschrijven: de kolommen, het aantal rijen, lege cellen en waarden
die niet consistent lijken (spellingen, notaties, mogelijke dubbele rijen).
Verander niets.

Stap 2, één taak: [bijvoorbeeld: leg de formule in D14 in gewone woorden uit /
zorg dat de kolom Plaats één spelling gebruikt / zoek uit waarom mijn totaal X verschilt van Y].
Noem elke rij die je hebt veranderd of gebruikt.

Stap 3, controleren: vertel me hoe ik het resultaat zelf op een tweede manier kan bevestigen,
zoals met een filter, een draaitabel of een SOM, en wat ik dan zou moeten zien.

Als iets onduidelijk is, vraag het me dan in plaats van te gokken.

Als je AI vraagt om onzekerheid aan te geven, is het antwoord daarmee nog niet juist. Blijf de delen controleren die ertoe doen.

Controleer het resultaat

• Kloppen het aantal rijen en de kolommen met je sheet?
• Formule: komt één rij die je met de hand hebt uitgewerkt overeen met de cel?
• Opgeschoonde lijst: is het nieuwe aantal rijen het oude min de dubbele rijen die hij noemde?
• Totaal: geeft een SOM, een filter of een draaitabel hetzelfde getal?
• Heeft hij iets veranderd waar je niet om vroeg?
• Is het origineel onaangeroerd, en de kopie vrij van persoonsgegevens?

Veelgemaakte fouten

• Een getal vertrouwen omdat het precies lijkt. Decimalen betekenen niet dat elke rij is meegeteld. Reken het op een tweede manier na.
• De beschrijving overslaan. Als de AI 400 van je 412 rijen heeft gelezen, zit elk antwoord daarna ernaast. Controleer eerst het aantal.
• Hem in het origineel laten werken. Sommige tools kunnen je werkmap direct bewerken. Gebruik een kopie, zodat je kunt vergelijken en ongedaan maken.
• Namen en contactgegevens uploaden. Verwijder eerst de kolommen die de taak niet nodig heeft.
• Om meerdere taken tegelijk vragen. Fouten verstoppen zich in een lang antwoord. Eén taak, één controle.