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AIupick

辦公室工作

把會議紀錄整理成電子郵件和待辦清單

把雜亂的辦公室工作拆成幾個步驟，讓 AI 起草每個部分，並在送出任何內容之前先檢查。

適合的工具類型：通用助理

逐步說明

實作範例：一場關於產品延後上市的會議紀錄，整理成待辦清單和後續追蹤郵件

  1. 1
    查看你所屬組織對於可以使用哪些 AI 工具和資料的規定。

    例如

    找出公司的 AI 政策，或詢問 IT 團隊哪些工具已經核准，以及會議紀錄是否可以放進這些工具。如果不行，就到此為止。

  2. 2
    移除你不能分享的姓名、數字或細節。

    例如

    你的紀錄寫著「Anna（行銷）會通知客戶……Ben 修正付款錯誤……預算 €48,000」。用職稱代替姓名（「行銷主管」「開發人員」），如果預算是機密就把它拿掉。

  3. 3
    貼上會議紀錄，要求列出決定事項、負責人和期限。

    例如

    你輸入的內容

    這是我們團隊會議的紀錄：[會議紀錄]用表格列出每個決定事項，包含負責人和期限。如果紀錄中沒有寫明負責人或期限，請寫「未說明」，不要猜測。

    範例回答，由我們撰寫。你的工具給的回答會不一樣。

    決定事項 | 負責人 | 期限上市日期從 11 月 3 日改到 17 日 | 產品主管 | 未說明在上市前修正付款錯誤 | 開發人員 | 11 月 10 日通知客戶新的日期 | 行銷主管 | 未說明
  4. 4
    根據那份清單，要求寫一封簡短的後續追蹤郵件。

    例如

    你輸入的內容

    根據這張表格，寫一封簡短的後續追蹤郵件給團隊，100 字以內。把尚待確認的問題放在最後。

    範例回答，由我們撰寫。你的工具給的回答會不一樣。

    主旨：上市日期改到 11 月 17 日 大家好： 依照今天的決議，上市日期從 11 月 3 日改到 17 日。開發人員會在 11 月 10 日前修正付款錯誤，行銷主管會通知客戶新的日期。 尚待確認：由誰確認新的上市日期？最晚何時要通知客戶？ 謝謝
  5. 5
    把兩者都與你的紀錄比對，送出前修正任何錯誤。

    例如

    逐行把表格和你的紀錄比對：每個決定事項都在嗎？有沒有多出來的？這裡的「未說明」顯示有兩個期限沒有人訂。去問清楚，不要自己編日期，並在送出前把姓名填回去。

可複製的範本

這是我的會議紀錄：
[會議紀錄]
先列出決定事項，再用表格列出待辦事項，包含負責人和期限。
接著用[語氣]的語氣，寫一封簡短的後續追蹤郵件給[收件對象]。
紀錄中不清楚的地方請標示出來，不要猜測。

要求 AI 標出不確定之處，並不會讓它的答案變正確。重要的部分仍要繼續查證。

檢查結果

  • 每個待辦事項的負責人和日期都正確。
  • 沒有捏造或遺漏任何決定事項。
  • 郵件內容與待辦清單一致。
  • 沒有任何機密資訊被放進你不能使用的工具。
  • 你在送出前完整讀過郵件。

可以試試的工具

依名稱列出，不是排名。只有同類型的工具才能並列比較。

通用助理

比較這 4 個

  • ChatGPT

    通用助理

    ChatGPT 是 OpenAI 的聊天助理，有網頁版、桌面版和行動版；新手可以先用它起草文字、透過網路搜尋提問，或針對上傳的文件或圖像提問。

    特色： Codex, ChatGPT Work, dots

    已驗證的免費方案最便宜的付費方案：Go $8.00 / 月 (美國)

  • Claude

    通用助理

    Claude 是 Anthropic 的 AI 助理，有網頁版、桌面版和行動版；新手可以先用它撰寫和編輯文字、詢問上傳的 PDF 或圖像內容，或提出需要網路搜尋的問題。

    特色： Claude Code, Claude Cowork, Artifacts (Claude Docs, Slides, Design)

    已驗證的免費方案最便宜的付費方案：Pro $20.00 / 月

  • DeepSeek

    通用助理

    DeepSeek 是 AI 聊天助理，有網頁版及 iOS 和 Android 應用程式；新手可以用它提問、協助寫作，或取得使用網路搜尋功能的回答。

    特色： DeepThink, DeepSeek Harness, Open weights

    已驗證的免費方案付費方案尚未確認

  • Gemini

    通用助理

    Gemini 是 Google 的 AI 助理，有網頁版、桌面版和行動版；新手可以用它詢問日常問題、摘要上傳的文件，或根據 Google Search 結果產出 Deep Research 報告。

    特色： Gemini Spark, Deep Research, Gemini Live

    已驗證的免費方案最便宜的付費方案：Google AI Plus $4.99 / 月

  • Grok

    通用助理

    Grok 是 SpaceXAI 推出的 AI 聊天助理，有網頁版及 iOS 和 Android 應用程式；新手可以用它詢問需要最新網路和 X 資訊的問題，或摘要上傳的檔案。

    特色： Grok Imagine, Grok Bot, Grok Build

    已驗證的免費方案最便宜的付費方案：SuperGrok $30.00 / 月

  • Kimi

    通用助理

    Kimi 是 Moonshot AI 推出的 AI 助理，有網頁版、桌面版和行動版；新手可以用它提出需要網路搜尋的問題、閱讀上傳的 PDF 或試算表，或起草簡報和文件。

    特色： Agent Swarm, Kimi Code, Deep Research

    已驗證的免費方案最便宜的付費方案：Plus $19.00 / 月

  • Meta AI

    通用助理

    Meta AI 是 Meta 的 AI 助理，可在 meta.ai、Meta AI 應用程式以及 WhatsApp、Instagram、Messenger 和 Facebook 中使用；新手可以用它詢問日常問題，或詢問關於某張照片的問題。

    特色： Meta AI in WhatsApp, Instagram, Facebook and Messenger, Incognito Chat, Image generation with Muse Image

    已驗證的免費方案付費方案尚未確認

  • Microsoft Copilot

    通用助理

    Microsoft Copilot 是 Microsoft 為個人 Microsoft 帳號提供的 AI 聊天助理，可在網頁、桌面和行動裝置上使用；新手可以用它詢問日常問題、取得以網路資訊為依據的回答，或詢問上傳的檔案或圖像。

    特色： Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook, Cowork, Researcher

    已驗證的免費方案最便宜的付費方案：Microsoft 365 Personal $9.99 / 月

  • Mistral Vibe

    通用助理

    Mistral Vibe（前身為 Le Chat）是 Mistral AI 的聊天助理與代理，可在網頁和行動應用程式中使用；新手可以用它提出以網路搜尋回答的問題，或詢問上傳的文件和圖像。

    特色： Vibe Code, Vibe Work, Vibe Code Web

    已驗證的免費方案最便宜的付費方案：Pro $14.99 / 月

  • Qwen Chat

    通用助理

    Qwen Chat 是建立在 Alibaba Qwen 模型上的 AI 助理，可在網頁以及行動和桌面應用程式中使用；新手可以用它搭配網路搜尋提問、摘要上傳的文件，或詢問圖像相關問題。

    特色： Deep Research, Web Dev, Artifacts

    已驗證的免費方案付費方案尚未確認
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