Mengubah catatan rapat menjadi email dan daftar tugas

Langkah demi langkah

Contoh penerapan: Catatan dari rapat tentang peluncuran yang tertunda, diubah menjadi daftar tugas dan email tindak lanjut

1. 1
   Periksa aturan organisasi Anda tentang alat AI dan data mana yang boleh Anda pakai.

   Sebagai contoh

   Cari kebijakan AI perusahaan Anda, atau tanyakan kepada tim IT alat mana yang disetujui dan apakah catatan rapat boleh dimasukkan ke dalamnya. Jika tidak boleh, berhenti di sini.

2. 2
   Hapus nama, angka, atau detail yang tidak boleh Anda bagikan.

   Sebagai contoh

   Catatan Anda berbunyi “Anna (pemasaran) akan memberi tahu pelanggan … Ben memperbaiki bug pembayaran … anggaran €48.000”. Tulis peran alih-alih nama (“kepala pemasaran”, “developer”) dan hilangkan anggarannya jika bersifat rahasia.

3. 3
   Tempelkan catatannya dan minta daftar keputusan, penanggung jawab, dan tenggat waktu.

   Sebagai contoh

   Yang Anda ketik

   Ini catatan dari rapat tim kami:[catatan]Daftarkan setiap keputusan dalam bentuk tabel beserta penanggung jawab dan tenggat waktunya. Jika catatan tidak menyebutkan penanggung jawab atau tenggat waktu, tulis “tidak disebutkan” alih-alih menebak.

   Contoh jawaban, ditulis oleh kami. Jawaban alat Anda akan berbeda.

   Keputusan | Penanggung jawab | Tenggat waktuPeluncuran diundur dari 3 ke 17 November | Kepala produk | tidak disebutkanPerbaiki bug pembayaran sebelum peluncuran | Developer | 10 NovemberBeri tahu pelanggan tentang tanggal baru | Kepala pemasaran | tidak disebutkan

4. 4
   Minta email tindak lanjut singkat berdasarkan daftar itu.

   Sebagai contoh

   Yang Anda ketik

   Tulis email tindak lanjut singkat untuk tim berdasarkan tabel ini, kurang dari 100 kata. Taruh pertanyaan yang masih terbuka di bagian akhir.

   Contoh jawaban, ditulis oleh kami. Jawaban alat Anda akan berbeda.

   Subjek: Peluncuran diundur ke 17 November Halo semua, Sesuai kesepakatan hari ini, peluncuran diundur dari 3 ke 17 November. Developer memperbaiki bug pembayaran paling lambat 10 November, dan kepala pemasaran memberi tahu pelanggan tentang tanggal baru. Masih terbuka: siapa yang mengonfirmasi tanggal peluncuran baru, dan kapan paling lambat pelanggan harus diberi tahu? Terima kasih

5. 5
   Bandingkan keduanya dengan catatan Anda dan perbaiki apa pun yang salah sebelum mengirim.

   Sebagai contoh

   Periksa tabel itu dengan catatan Anda baris demi baris: apakah setiap keputusan ada, dan tidak ada yang ditambahkan? Di sini, “tidak disebutkan” menunjukkan dua tenggat waktu yang belum ditetapkan siapa pun. Tanyakan hal itu alih-alih mengarang tanggal, dan masukkan kembali nama-namanya sebelum Anda mengirim.

Templat untuk disalin

Ini catatan rapat saya:
[catatan]
Pertama, daftarkan keputusannya, lalu tindak lanjutnya beserta penanggung jawab dan tenggat waktunya dalam bentuk tabel.
Lalu susun draf email tindak lanjut singkat untuk [penerima] dengan nada [nada].
Tandai apa pun yang tidak jelas dalam catatan, alih-alih menebak.

Meminta AI menandai bagian yang tidak pasti tidak membuat jawabannya benar. Tetap periksa bagian yang penting.

Periksa hasilnya

• Setiap tindak lanjut memiliki penanggung jawab dan tanggal yang benar.
• Tidak ada keputusan yang dikarang atau terlewat.
• Email sesuai dengan daftar tindak lanjut.
• Tidak ada informasi rahasia yang masuk ke alat yang tidak boleh Anda pakai.
• Anda membaca email itu sampai habis sebelum mengirimnya.

Alat yang bisa Anda coba

Diurutkan menurut nama, bukan peringkat. Anda hanya bisa membandingkan alat dengan jenis yang sama secara berdampingan.