事務作業を分解する

このレッスンで学ぶこと

• 1つの事務作業を、AIツールが扱える小さなステップに分ける方法
• 会議メモから、フォローアップのメールとタスクリストを作る方法
• 誰かに送る前に、AIの出力を見直す方法
• どんなプロンプトよりも先に、会社のデータのルールを確認すべき理由

考え方

事務作業の多くは、実はいくつかの作業がひとつにまとまったものです。「会議のフォローアップをする」とは、決定事項を抜き出し、誰がいつまでに何をするかを一覧にし、相手がきちんと読むメールを書く、ということです。これを1行でまとめて頼むと、ツールは何が大事かを推測するしかありません。作業をステップに分けると結果が良くなり、それぞれの部分も確認しやすくなります。

シンプルな型は「抜き出す、確認する、書く」です。まずツールに事実を抜き出してもらいます。決定事項、タスク、担当者、日付です。その一覧を自分のメモと照らし合わせます。そのあとで初めて、確認済みの一覧をもとにメールを書いてもらいます。こうすれば、間違いが整った文面に広がる前に見つけられます。

送る前には必ず見直してください。AIは、タスクを違う人に割り当てたり、締め切りを作り上げたり、丁寧なひと言を強すぎる口調にしたりすることがあります。送信者はあなたなので、メッセージの内容に責任を持つのもあなたです。

始める前に、会社のルールを確認してください。多くの組織には、社員が使ってよいAIツールや、そこに入力してよいデータについての方針があります。会議メモには、顧客名や予算、個人情報が含まれていることがよくあります。判断に迷うときは、そうした情報を削除するか別の言葉に置き換えるか、上司に相談してください。ツールのプライバシー設定も確認しましょう。チャットが保存されるか、ツールの改善に使われるかを決める設定です。何を伏せるかの判断については、必要な背景を渡すで詳しく説明しています。

例

プリヤさんの手元には、プロジェクト会議の大まかなメモがあります。顧客名を「A社」に置き換え、同僚の電話番号を削除しました。そして、ステップ1を送ります。

次の会議メモから、以下を一覧にしてください。
1. 決定事項
2. タスク（それぞれに担当者と期限をつける）
担当者や日付がメモにない場合は「記載なし」と書いてください。推測はしないでください。

メモ：
[貼り付けたメモ。顧客名は置き換え済み]

一覧には、担当者が「記載なし」になっているタスクが1つと、ツールが15日を13日と読み違えた日付が1つありました。プリヤさんはメモを確認して担当者を書き加え、日付を直します。そして、ステップ2を送ります。

以下の修正済みの一覧だけを使って、チーム宛ての短いフォローアップメールを書いてください。
150語以内。最初に決定事項、次にタスクを箇条書きで。
親しみやすく、わかりやすく。新しい約束は加えないでください。

[修正済みの一覧]

プリヤさんはチームの一員になったつもりでメールをもう一度読み、顧客の本当の名前を戻してから送信します。

やってみましょう

1. 最近の会議のメモを用意するか、架空のメモを5行書きます。
2. 人名、顧客名、数値など、外に出せない情報を削除するか置き換えます。
3. 好きなAIツールに、決定事項とタスクを担当者と日付つきで抜き出し、足りない情報には「記載なし」と書くよう頼みます。
4. その一覧を自分のメモと照らし合わせ、間違いを直します。
5. 修正済みの一覧だけを使って、短いメールを書いてもらいます。
6. 受け取る側になったつもりで、そのメールを読みます。

終わったときには、確認済みのタスクリストと、自分で最終確認をすれば送れるメールの下書きができているはずです。

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会議メモをもとにフォローアップを作りたいです。2つのステップで進め、ステップ1が終わったら止まってください。

ステップ1：以下のメモから、次の項目を一覧にしてください。
- 決定事項
- タスク（それぞれに担当者と期限をつける）
担当者や日付がない場合は「記載なし」と書いてください。推測したり、タスクを付け足したりしないでください。

ステップ2（私が一覧を確認してから）：[宛先]宛てのフォローアップメールを書いてください。
長さ：[語数]語以内。トーン：[例：親しみやすく率直に]。
構成：最初に決定事項、次にタスクを箇条書きで。

メモの中で不明確な点や、確信が持てない点には印をつけてください。

メモ（機密情報は削除済み）：
[メモを貼り付け]

AIに不確かな点を示すよう頼んでも、答えが正しくなるわけではありません。大事な部分は引き続き確認してください。

結果を確認する

• メモにあるタスクがすべて一覧に入っていて、余計なものが加わっていませんか？
• 担当者と日付はそれぞれ正しいか、「記載なし」とはっきり示されていますか？
• 会議で合意していないことを、メールで約束していませんか？
• 受け取る人に合ったトーンになっていますか？
• 置き換えた名前を元に戻し、伏せておくべき情報は入れずにおきましたか？

よくある間違い

• 1つのプロンプトで全部を頼む。整ったメールの中に間違いが隠れてしまいます。まず事実を抜き出して確認し、それから書いてもらいましょう。
• 会社の方針を確認する前にメモを貼り付ける。顧客や社員の情報は、外部のツールに入れてはいけない場合があります。ルールを確認するか、その情報を削除してください。
• 読まずに送る。チームへのメールで担当者や日付が間違っていると、混乱のもとになります。送信ボタンを押す前に、メッセージ全体を読んでください。
• 足りない部分をツールに埋めさせる。日付が決まっていなかった場合、ツールが勝手に作ってしまうことがあります。代わりに「記載なし」と書くよう指示してください。