Chia nhỏ một công việc văn phòng

Bạn sẽ học được gì

• Cách chia một việc văn phòng thành các bước nhỏ mà một công cụ AI có thể xử lý
• Cách biến ghi chú cuộc họp thành một email tiếp nối và một danh sách công việc
• Cách rà soát kết quả của AI trước khi gửi cho bất kỳ ai
• Vì sao quy định về dữ liệu của công ty bạn phải đặt trước mọi prompt

Ý tưởng

Nhiều việc văn phòng thực chất là nhiều việc gộp lại. “Theo dõi tiếp sau cuộc họp” nghĩa là: rút ra các quyết định, liệt kê ai làm gì và hạn khi nào, và viết một email mà mọi người sẽ thật sự đọc. Nếu bạn yêu cầu tất cả trong một dòng, công cụ phải đoán điều gì quan trọng. Chia nhiệm vụ thành các bước cho bạn kết quả tốt hơn và giúp mỗi phần dễ kiểm tra hơn.

Một cách làm đơn giản là trích xuất, kiểm tra, rồi viết. Trước tiên, yêu cầu công cụ rút ra các dữ kiện: quyết định, công việc, người phụ trách và ngày. Đối chiếu danh sách đó với ghi chú của bạn. Chỉ sau đó mới yêu cầu nó viết email từ danh sách đã kiểm tra. Bằng cách đó, một lỗi sẽ bị phát hiện trước khi nó lan vào một tin nhắn đã được trau chuốt.

Luôn rà soát trước khi gửi. AI có thể giao việc cho nhầm người, bịa ra một hạn chót, hoặc khiến một lời nhắn lịch sự nghe quá cứng rắn. Bạn là người gửi, nên bạn chịu trách nhiệm về những gì tin nhắn nói.

Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra quy định của công ty bạn. Nhiều tổ chức có chính sách về việc nhân viên được dùng công cụ AI nào và dữ liệu nào được đưa vào đó. Ghi chú cuộc họp thường chứa tên khách hàng, ngân sách hoặc thông tin cá nhân. Nếu bạn không chắc, hãy xóa hoặc thay thế các chi tiết đó, hoặc hỏi quản lý của bạn. Cũng hãy xem cài đặt quyền riêng tư của công cụ, tức các tùy chọn quyết định việc các cuộc trò chuyện của bạn có được lưu lại hoặc dùng để cải thiện công cụ hay không. Bài Cung cấp đúng bối cảnh nói thêm về cách quyết định những gì nên bỏ ra.

Ví dụ

Priya có ghi chú sơ bộ từ một cuộc họp dự án. Cô thay tên khách hàng bằng “Khách hàng A” và xóa số điện thoại của một đồng nghiệp. Sau đó cô gửi bước một:

Từ ghi chú cuộc họp này, hãy liệt kê:
1. Các quyết định đã đưa ra
2. Các công việc, mỗi việc có người phụ trách và hạn hoàn thành
Nếu ghi chú không có người phụ trách hoặc ngày, hãy viết “chưa nêu”. Đừng đoán.

Ghi chú:
[ghi chú đã dán, đã thay tên khách hàng]

Danh sách có một công việc với người phụ trách là “chưa nêu”, và một ngày mà công cụ đọc thành ngày 13 thay vì ngày 15. Priya kiểm tra ghi chú, thêm người phụ trách và sửa ngày. Sau đó cô gửi bước hai:

Chỉ dùng danh sách đã sửa bên dưới, hãy viết một email tiếp nối ngắn gửi cả nhóm.
Dưới 150 từ. Bắt đầu bằng các quyết định, sau đó là các công việc dưới dạng danh sách gạch đầu dòng.
Thân thiện và rõ ràng. Không thêm bất kỳ cam kết mới nào.

[danh sách đã sửa]

Cô đọc lại email một lần nữa như thể mình là một thành viên trong nhóm, điền lại tên thật của khách hàng, rồi gửi đi.

Thực hành ngay

1. Lấy ghi chú từ một cuộc họp gần đây, hoặc viết năm dòng ghi chú giả định.
2. Xóa hoặc thay thế tên người, khách hàng, số liệu và mọi thứ riêng tư.
3. Yêu cầu bất kỳ công cụ AI nào trích xuất các quyết định và công việc, kèm người phụ trách và ngày, và viết “chưa nêu” ở chỗ còn thiếu.
4. Đối chiếu danh sách với ghi chú của bạn và sửa mọi chỗ sai.
5. Yêu cầu nó viết một email ngắn chỉ dùng danh sách đã sửa.
6. Đọc email như thể bạn là người nhận.

Cuối cùng, bạn sẽ có một danh sách công việc đã được kiểm tra và một bản nháp email sẵn sàng để bạn tự rà soát lần cuối.

Sao chép mẫu này

Tôi cần biến ghi chú cuộc họp thành một email tiếp nối. Hãy làm theo hai bước và dừng lại sau bước 1.

Bước 1: Từ ghi chú bên dưới, hãy liệt kê:
- các quyết định đã đưa ra
- các công việc, mỗi việc có người phụ trách và hạn hoàn thành
Viết “chưa nêu” khi thiếu người phụ trách hoặc ngày. Đừng đoán hoặc thêm công việc.

Bước 2 (chỉ sau khi tôi xác nhận danh sách): viết một email tiếp nối gửi [người nhận].
Độ dài: dưới [số] từ. Giọng văn: [ví dụ, thân thiện và thẳng thắn].
Cấu trúc: các quyết định trước, sau đó là các công việc dưới dạng danh sách gạch đầu dòng.

Đánh dấu mọi điều trong ghi chú chưa rõ ràng hoặc bạn không chắc chắn.

Ghi chú (đã xóa các chi tiết nhạy cảm):
[dán ghi chú]

Yêu cầu AI nêu chỗ nó không chắc chắn không làm cho câu trả lời của nó đúng. Hãy tiếp tục kiểm tra những phần quan trọng.

Kiểm tra kết quả

• Mọi công việc trong ghi chú của bạn có nằm trong danh sách, và không có gì bị thêm vào không?
• Mỗi người phụ trách và ngày có đúng không, hoặc có được ghi rõ là “chưa nêu” không?
• Email có hứa hẹn điều gì chưa được thống nhất trong cuộc họp không?
• Giọng văn có phù hợp với những người nhận không?
• Bạn đã điền lại những cái tên đã thay chưa, và đã giữ kín những gì cần giữ riêng tư chưa?

Lỗi thường gặp

• Yêu cầu mọi thứ trong một prompt. Lỗi ẩn bên trong một email trau chuốt. Hãy trích xuất dữ kiện trước, kiểm tra chúng, rồi mới viết.
• Dán ghi chú trước khi kiểm tra chính sách công ty. Thông tin khách hàng và nhân viên có thể không được phép đưa vào công cụ bên ngoài. Hãy kiểm tra quy định hoặc xóa các chi tiết đó.
• Gửi mà không đọc. Một người phụ trách hoặc ngày sai trong email gửi nhóm sẽ gây nhầm lẫn. Hãy đọc toàn bộ tin nhắn trước khi bấm gửi.
• Để công cụ lấp chỗ trống. Nếu một ngày chưa từng được ấn định, công cụ có thể bịa ra một ngày. Thay vào đó, hãy bảo nó viết “chưa nêu”.