Eine Büroaufgabe aufteilen

Das lernst du

• Wie du eine Büroaufgabe in kleine Schritte aufteilst, die ein KI-Tool bewältigen kann
• Wie du aus Meeting-Notizen eine Follow-up-E-Mail und eine Aufgabenliste machst
• Wie du KI-Ergebnisse prüfst, bevor du sie an jemanden schickst
• Warum die Datenregeln deiner Firma vor jedem Prompt kommen

Die Idee

Viele Büroaufgaben sind eigentlich mehrere Aufgaben in einer. „Das Meeting nachbereiten“ heißt: die Entscheidungen herausziehen, auflisten, wer was bis wann erledigt, und eine E-Mail schreiben, die die Leute auch wirklich lesen. Wenn du all das in einer Zeile verlangst, muss das Tool raten, worauf es ankommt. Teilst du die Aufgabe in Schritte auf, bekommst du bessere Ergebnisse, und jeder Teil lässt sich leichter prüfen.

Ein einfaches Muster lautet: herausziehen, prüfen, dann schreiben. Bitte das Tool zuerst, die Fakten herauszuziehen: Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche und Termine. Gleiche diese Liste mit deinen Notizen ab. Bitte es erst dann, die E-Mail aus der geprüften Liste zu schreiben. So fällt ein Fehler auf, bevor er sich in eine ausgefeilte Nachricht einschleicht.

Prüfe immer, bevor du etwas abschickst. KI kann eine Aufgabe der falschen Person zuweisen, eine Frist erfinden oder eine höfliche Nachricht zu forsch klingen lassen. Du bist der Absender, also bist du für den Inhalt der Nachricht verantwortlich.

Bevor du loslegst, prüfe die Regeln deiner Firma. Viele Organisationen haben eine Richtlinie dazu, welche KI-Tools Mitarbeitende nutzen dürfen und welche Daten dort eingegeben werden dürfen. Meeting-Notizen enthalten oft Kundennamen, Budgets oder persönliche Angaben. Wenn du unsicher bist, entferne oder ersetze diese Details oder frag deine Führungskraft. Sieh dir auch die Datenschutzeinstellungen des Tools an, also die Optionen, die steuern, ob deine Chats gespeichert oder zur Verbesserung des Tools verwendet werden. In Den richtigen Kontext geben erfährst du mehr darüber, wie du entscheidest, was du weglässt.

Beispiel

Priya hat grobe Notizen aus einem Projektmeeting. Sie ersetzt den Namen des Kunden durch „Kunde A“ und löscht die Telefonnummer eines Kollegen. Dann schickt sie Schritt eins ab:

Liste aus diesen Meeting-Notizen auf:
1. Getroffene Entscheidungen
2. Aufgaben, jeweils mit verantwortlicher Person und Fälligkeitsdatum
Wenn eine verantwortliche Person oder ein Datum nicht in den Notizen steht, schreib „nicht angegeben“. Rate nicht.

Notizen:
[eingefügte Notizen, Kundenname ersetzt]

Auf der Liste steht eine Aufgabe mit „nicht angegeben“ als verantwortlicher Person und ein Datum, das das Tool als den 13. statt als den 15. gelesen hat. Priya prüft ihre Notizen, trägt die verantwortliche Person nach und korrigiert das Datum. Dann schickt sie Schritt zwei ab:

Schreib nur auf Basis der korrigierten Liste unten eine kurze Follow-up-E-Mail an das Team.
Unter 150 Wörtern. Zuerst die Entscheidungen, dann die Aufgaben als Aufzählung.
Freundlich und klar. Füge keine neuen Zusagen hinzu.

[korrigierte Liste]

Sie liest die E-Mail noch einmal so, als wäre sie selbst im Team, setzt den echten Namen des Kunden wieder ein und schickt sie ab.

Jetzt üben

1. Nimm die Notizen aus einem deiner letzten Meetings oder schreib fünf Zeilen ausgedachte Notizen.
2. Entferne oder ersetze Namen, Kunden, Zahlen und alles Private.
3. Bitte ein beliebiges KI-Tool, Entscheidungen und Aufgaben mit verantwortlichen Personen und Terminen herauszuziehen und „nicht angegeben“ zu schreiben, wo etwas fehlt.
4. Gleiche die Liste mit deinen Notizen ab und korrigiere alles Falsche.
5. Bitte es, nur auf Basis der korrigierten Liste eine kurze E-Mail zu schreiben.
6. Lies die E-Mail so, als wärst du die Person, die sie bekommt.

Am Ende hast du eine geprüfte Aufgabenliste und einen E-Mail-Entwurf, der bereit für deine eigene letzte Durchsicht ist.

Diese Vorlage kopieren

Ich möchte aus Meeting-Notizen ein Follow-up machen. Arbeite in zwei Schritten und hör nach Schritt 1 auf.

Schritt 1: Liste aus den Notizen unten auf:
- getroffene Entscheidungen
- Aufgaben, jeweils mit verantwortlicher Person und Fälligkeitsdatum
Schreib „nicht angegeben“, wenn eine verantwortliche Person oder ein Datum fehlt. Rate nicht und füge keine Aufgaben hinzu.

Schritt 2 (erst wenn ich die Liste bestätigt habe): Schreib eine Follow-up-E-Mail an [Empfänger].
Länge: unter [Anzahl] Wörtern. Ton: [zum Beispiel freundlich und direkt].
Aufbau: zuerst die Entscheidungen, dann die Aufgaben als Aufzählung.

Markiere alles in den Notizen, was unklar ist oder wobei du dir unsicher bist.

Notizen (sensible Details entfernt):
[Notizen einfügen]

Auch wenn du die KI bittest, Unsicherheiten zu kennzeichnen, ist ihre Antwort damit noch nicht richtig. Prüfe weiterhin die Teile, auf die es ankommt.

Das Ergebnis prüfen

• Steht jede Aufgabe aus deinen Notizen auf der Liste, ohne dass etwas dazugekommen ist?
• Sind alle verantwortlichen Personen und Termine richtig oder klar als „nicht angegeben“ markiert?
• Verspricht die E-Mail etwas, das im Meeting nicht vereinbart wurde?
• Passt der Ton zu den Menschen, die sie bekommen?
• Hast du ersetzte Namen wieder eingesetzt und alles herausgelassen, was privat bleiben soll?

Häufige Fehler

• Alles in einem einzigen Prompt verlangen. Fehler verstecken sich in einer ausgefeilten E-Mail. Zieh zuerst die Fakten heraus, prüfe sie und schreib dann.
• Notizen einfügen, bevor du die Firmenrichtlinie geprüft hast. Kunden- und Mitarbeiterdaten dürfen womöglich nicht in externe Tools. Prüfe die Regeln oder entferne die Details.
• Senden, ohne zu lesen. Eine falsche verantwortliche Person oder ein falsches Datum in einer Team-E-Mail sorgt für Verwirrung. Lies die ganze Nachricht, bevor du sie abschickst.
• Das Tool Lücken füllen lassen. Wenn nie ein Datum festgelegt wurde, erfindet das Tool vielleicht eins. Sag ihm, dass es stattdessen „nicht angegeben“ schreiben soll.