Descompón una tarea de oficina

Lo que aprenderás

• Cómo dividir una tarea de oficina en pasos pequeños que una herramienta de IA pueda manejar
• Cómo convertir unas notas de reunión en un correo de seguimiento y una lista de tareas
• Cómo revisar lo que produce la IA antes de enviárselo a nadie
• Por qué las normas de tu empresa sobre datos van antes que cualquier prompt

La idea

Muchas tareas de oficina son en realidad varias tareas en una. «Hacer el seguimiento de la reunión» significa: sacar las decisiones, enumerar quién hace qué y para cuándo, y escribir un correo que la gente lea de verdad. Si lo pides todo en una sola línea, la herramienta tiene que adivinar qué es lo importante. Dividir la tarea en pasos te da mejores resultados y hace que cada parte sea más fácil de comprobar.

Un patrón sencillo es extraer, comprobar y luego escribir. Primero pide a la herramienta que saque los hechos: decisiones, tareas, responsables y fechas. Comprueba esa lista con tus notas. Solo entonces pídele que escriba el correo a partir de la lista comprobada. Así, un error se detecta antes de que pase a un mensaje bien pulido.

Revisa siempre antes de enviar. La IA puede asignar una tarea a la persona equivocada, inventarse una fecha límite o hacer que una nota amable suene demasiado tajante. El remitente eres tú, así que tú respondes de lo que dice el mensaje.

Antes de empezar, consulta las normas de tu empresa. Muchas organizaciones tienen una política sobre qué herramientas de IA puede usar el personal y qué datos se pueden introducir en ellas. Las notas de reunión suelen contener nombres de clientes, presupuestos o datos personales. Si no estás seguro, elimina o sustituye esos datos, o pregunta a tu responsable. Revisa también la configuración de privacidad de la herramienta, las opciones que controlan si tus chats se guardan o se usan para mejorar la herramienta. En Da el contexto adecuado encontrarás más sobre cómo decidir qué dejar fuera.

Ejemplo

Priya tiene unas notas sin pulir de una reunión de proyecto. Sustituye el nombre del cliente por «Cliente A» y borra el número de teléfono de un compañero. Luego envía el primer paso:

A partir de estas notas de reunión, enumera:
1. Decisiones tomadas
2. Tareas, cada una con un responsable y una fecha de entrega
Si un responsable o una fecha no aparece en las notas, escribe «sin indicar». No adivines.

Notas:
[notas pegadas, con el nombre del cliente sustituido]

La lista muestra una tarea con «sin indicar» como responsable, y una fecha que la herramienta leyó como el 13 en lugar del 15. Priya revisa sus notas, añade el responsable y corrige la fecha. Luego envía el segundo paso:

Usando solo la lista corregida de abajo, escribe un correo de seguimiento breve para el equipo.
Menos de 150 palabras. Empieza por las decisiones y sigue con las tareas en una lista con viñetas.
Tono cordial y claro. No añadas ningún compromiso nuevo.

[lista corregida]

Lee el correo una vez más como si formara parte del equipo, vuelve a poner el nombre real del cliente y lo envía.

Practica ahora

1. Toma las notas de una reunión reciente, o escribe cinco líneas de notas inventadas.
2. Elimina o sustituye nombres, clientes, cifras y cualquier cosa privada.
3. Pide a cualquier herramienta de IA que extraiga las decisiones y las tareas, con responsables y fechas, y que escriba «sin indicar» donde falte algo.
4. Comprueba la lista con tus notas y corrige lo que esté mal.
5. Pídele que escriba un correo breve usando solo la lista corregida.
6. Lee el correo como si fueras la persona que lo recibe.

Al final deberías tener una lista de tareas comprobada y un borrador de correo listo para tu propia revisión final.

Copia esta plantilla

Necesito convertir unas notas de reunión en un seguimiento. Trabaja en dos pasos y detente después del paso 1.

Paso 1: a partir de las notas de abajo, enumera:
- las decisiones tomadas
- las tareas, cada una con un responsable y una fecha de entrega
Escribe «sin indicar» cuando falte un responsable o una fecha. No adivines ni añadas tareas.

Paso 2 (solo después de que yo confirme la lista): escribe un correo de seguimiento para [destinatarios].
Extensión: menos de [número] palabras. Tono: [por ejemplo, cordial y directo].
Estructura: primero las decisiones y después las tareas en una lista con viñetas.

Marca todo lo que en las notas no esté claro o de lo que no estés seguro.

Notas (sin datos sensibles):
[pega las notas]

Pedirle a la IA que señale lo que no sabe con seguridad no hace que su respuesta sea correcta. Sigue comprobando las partes importantes.

Revisa el resultado

• ¿Están en la lista todas las tareas de tus notas, sin nada añadido?
• ¿Es correcto cada responsable y cada fecha, o está claramente marcado como «sin indicar»?
• ¿Promete el correo algo que no se acordó en la reunión?
• ¿Es el tono adecuado para las personas que lo reciben?
• ¿Has vuelto a poner los nombres que sustituiste, y has dejado fuera todo lo que debe seguir siendo privado?

Errores comunes

• Pedirlo todo en un solo prompt. Los errores se esconden dentro de un correo bien redactado. Extrae primero los hechos, compruébalos y luego escribe.
• Pegar las notas antes de consultar la política de la empresa. Puede que no esté permitido meter datos de clientes o del personal en herramientas externas. Consulta las normas o elimina esos datos.
• Enviar sin leer. Un responsable o una fecha incorrectos en un correo al equipo crean confusión. Lee el mensaje entero antes de darle a enviar.
• Dejar que la herramienta rellene los huecos. Si nunca se fijó una fecha, la herramienta puede inventarse una. Pídele que escriba «sin indicar».