拆解一項辦公室工作

你將學到什麼

• 如何把一項辦公室任務拆成 AI 工具能處理的小步驟
• 如何把會議紀錄變成後續追蹤的電子郵件和待辦清單
• 寄給任何人之前，如何先審閱 AI 的輸出
• 為什麼公司的資料規定比任何提示詞都優先

核心概念

很多辦公室任務其實是好幾項任務合在一起。「跟進會議」的意思是：整理出決議、列出誰要在什麼時候之前做什麼，再寫一封大家真的會讀的電子郵件。如果你用一行字就要求全部，工具只能猜哪些重要。把任務拆成步驟，結果會更好，每個部分也更容易檢查。

一個簡單的模式是：擷取、檢查、再撰寫。先請工具擷取出事實：決議、任務、負責人和日期。把這份清單和你的筆記對照檢查。之後才請它根據檢查過的清單撰寫電子郵件。這樣一來，錯誤會在擴散成一封潤飾好的訊息之前就被抓到。

送出前一定要審閱。AI 可能把任務指派給錯的人、捏造截止日期，或讓一則客氣的提醒聽起來太強硬。寄件人是你，所以你要為訊息的內容負責。

開始之前，先確認公司的規定。很多機構都有政策，規定員工可以使用哪些 AI 工具、哪些資料可以放進去。會議紀錄常常包含客戶名稱、預算或個人資料。如果你不確定，就移除或替換這些細節，或詢問你的主管。也看看工具的隱私設定，也就是控制你的對話是否會被儲存、或被用來改善工具的選項。提供合適的背景資訊有更多關於如何決定該省略什麼的說明。

範例

Priya 手上有一份專案會議的粗略筆記。她把客戶名稱換成「客戶 A」，並刪掉一位同事的電話號碼。接著她送出第一步：

從這份會議紀錄中列出：
1. 已做出的決議
2. 任務，每一項都附上負責人和截止日期
如果紀錄裡沒有寫負責人或日期，請寫「未說明」。不要用猜的。

紀錄：
[貼上的紀錄，已替換客戶名稱]

清單裡有一項任務的負責人是「未說明」，還有一個日期被工具讀成 13 日，而不是 15 日。Priya 查看筆記，補上負責人並修正日期。接著她送出第二步：

只根據下面修正過的清單，寫一封給團隊的簡短後續追蹤電子郵件。
150 字以內。先寫決議，再用條列清單列出任務。
語氣友善、清楚。不要加入任何新的承諾。

[修正過的清單]

她把自己當成團隊的一員，把電子郵件再讀一遍，把客戶的真實名稱放回去，然後寄出。

動手練習

1. 拿出最近一場會議的筆記，或自己編五行虛構的筆記。
2. 移除或替換姓名、客戶、數字和任何私人資訊。
3. 請任何一個 AI 工具擷取出決議和任務，附上負責人和日期，缺少的地方寫「未說明」。
4. 把清單和你的筆記對照檢查，修正任何錯誤。
5. 請它只根據修正過的清單，寫一封簡短的電子郵件。
6. 把自己當成收件人，讀一遍這封電子郵件。

最後你應該會有一份檢查過的待辦清單，以及一封等你做最後審閱的電子郵件草稿。

複製這個範本

我需要把會議紀錄變成後續追蹤。請分兩個步驟進行，完成第 1 步後先停下來。

第 1 步：從下面的紀錄中列出：
- 已做出的決議
- 任務，每一項都附上負責人和截止日期
缺少負責人或日期時，請寫「未說明」。不要猜測，也不要自行加入任務。

第 2 步（等我確認清單之後才進行）：寫一封後續追蹤電子郵件給[對象]。
長度：[字數]字以內。語氣：[例如：友善、直接]。
結構：先寫決議，再用條列清單列出任務。

標出紀錄中任何不清楚或你不確定的地方。

紀錄（已移除敏感細節）：
[貼上紀錄]

要求 AI 標出不確定的地方，並不會讓它的回答變得正確。重要的部分還是要繼續查證。

檢查結果

• 你筆記中的每一項任務都在清單上，而且沒有多加任何東西嗎？
• 每個負責人和日期都正確，或清楚標示為「未說明」嗎？
• 電子郵件有沒有承諾會議上沒有同意的事？
• 語氣適合收件的人嗎？
• 你替換過的名稱都放回去了嗎？應該保密的內容都排除了嗎？

常見錯誤

• 用一個提示詞要求所有事情。錯誤會藏在潤飾好的電子郵件裡。先擷取事實、檢查，再撰寫。
• 還沒確認公司政策就貼上筆記。客戶和員工的資料可能不允許放進外部工具。確認規定，或移除這些細節。
• 沒讀過就寄出。團隊電子郵件裡寫錯負責人或日期，會造成混亂。按下傳送之前，把整封訊息讀完。
• 讓工具填補空白。如果日期從來沒訂過，工具可能會自己編一個。告訴它改寫「未說明」。