Bir ofis işini parçalara ayırın

Neler öğreneceksiniz

• Bir ofis görevini, bir yapay zeka aracının üstesinden gelebileceği küçük adımlara nasıl böleceğiniz
• Toplantı notlarını nasıl bir takip e-postasına ve bir görev listesine dönüştüreceğiniz
• Yapay zeka çıktısını birine göndermeden önce nasıl gözden geçireceğiniz
• Şirketinizin veri kurallarının neden her istemden önce geldiği

Fikir

Pek çok ofis görevi aslında bir arada birkaç görevdir. “Toplantının takibini yap” şu anlama gelir: kararları çıkar, kimin neyi ne zamana kadar yapacağını listele ve insanların gerçekten okuyacağı bir e-posta yaz. Bunların hepsini tek satırda isterseniz araç neyin önemli olduğunu tahmin etmek zorunda kalır. Görevi adımlara bölmek daha iyi sonuçlar verir ve her parçanın kontrolünü kolaylaştırır.

Basit bir kalıp şudur: çıkar, kontrol et, sonra yaz. Önce araçtan bilgileri çıkarmasını isteyin: kararlar, görevler, sorumlular ve tarihler. Bu listeyi notlarınızla karşılaştırın. Ancak ondan sonra e-postayı kontrol edilmiş listeden yazmasını isteyin. Böylece bir hata, cilalı bir mesaja yayılmadan önce yakalanır.

Göndermeden önce her zaman gözden geçirin. Yapay zeka bir görevi yanlış kişiye verebilir, bir son tarih uydurabilir veya kibar bir notu fazla sert gösterebilir. Gönderen sizsiniz, bu yüzden mesajın söylediklerinden siz sorumlusunuz.

Başlamadan önce şirketinizin kurallarını kontrol edin. Pek çok kuruluşun, çalışanların hangi yapay zeka araçlarını kullanabileceğine ve bunlara hangi verilerin girilebileceğine dair bir politikası vardır. Toplantı notları çoğu zaman müşteri adları, bütçeler veya kişisel bilgiler içerir. Emin değilseniz bu ayrıntıları çıkarın ya da değiştirin veya yöneticinize sorun. Aracın gizlilik ayarlarına da bakın; bunlar sohbetlerinizin saklanıp saklanmadığını veya aracı geliştirmek için kullanılıp kullanılmadığını belirleyen seçeneklerdir. Neyi dışarıda bırakacağınıza karar verme konusunda Doğru bağlamı verin dersinde daha fazlası var.

Örnek

Priya'nın bir proje toplantısından kalma kabataslak notları var. Müşterinin adını “Müşteri A” ile değiştiriyor ve bir iş arkadaşının telefon numarasını siliyor. Sonra birinci adımı gönderiyor:

Bu toplantı notlarından şunları listele:
1. Alınan kararlar
2. Görevler, her biri bir sorumlu ve bir teslim tarihiyle
Notlarda sorumlu veya tarih yoksa “belirtilmemiş” yaz. Tahmin etme.

Notlar:
[yapıştırılmış notlar, müşteri adı değiştirilmiş]

Listede sorumlusu “belirtilmemiş” olan bir görev ve aracın ayın 15'i yerine 13'ü olarak okuduğu bir tarih var. Priya notlarına bakıyor, sorumluyu ekliyor ve tarihi düzeltiyor. Sonra ikinci adımı gönderiyor:

Yalnızca aşağıdaki düzeltilmiş listeyi kullanarak ekibe kısa bir takip e-postası yaz.
150 kelimeden kısa olsun. Kararlarla başla, ardından görevleri madde işaretli liste olarak ver.
Samimi ve açık olsun. Yeni hiçbir taahhüt ekleme.

[düzeltilmiş liste]

E-postayı ekipteymiş gibi bir kez daha okuyor, müşterinin gerçek adını geri koyuyor ve gönderiyor.

Şimdi pratik yapın

1. Yakın zamandaki bir toplantının notlarını alın veya uydurma notlardan beş satır yazın.
2. İsimleri, müşterileri, rakamları ve özel olan her şeyi çıkarın ya da değiştirin.
3. Herhangi bir yapay zeka aracından kararları ve görevleri sorumlular ve tarihlerle birlikte çıkarmasını, eksik olan yerlere “belirtilmemiş” yazmasını isteyin.
4. Listeyi notlarınızla karşılaştırın ve yanlış olan her şeyi düzeltin.
5. Yalnızca düzeltilmiş listeyi kullanarak kısa bir e-posta yazmasını isteyin.
6. E-postayı, onu alan kişiymişsiniz gibi okuyun.

Sonunda kontrol edilmiş bir görev listeniz ve son kez kendiniz gözden geçirmeye hazır bir e-posta taslağınız olmalı.

Bu şablonu kopyalayın

Toplantı notlarını bir takip mesajına dönüştürmem gerekiyor. İki adımda çalış ve 1. adımdan sonra dur.

Adım 1: Aşağıdaki notlardan şunları listele:
- alınan kararlar
- görevler, her biri bir sorumlu ve bir teslim tarihiyle
Sorumlu veya tarih eksikse “belirtilmemiş” yaz. Tahmin etme, görev ekleme.

Adım 2 (yalnızca ben listeyi onayladıktan sonra): [hedef kitle] için bir takip e-postası yaz.
Uzunluk: [sayı] kelimeden kısa. Ton: [örneğin samimi ve doğrudan].
Yapı: önce kararlar, ardından madde işaretli liste olarak görevler.

Notlarda belirsiz olan veya emin olmadığın her şeyi işaretle.

Notlar (hassas ayrıntılar çıkarılmış):
[notları yapıştırın]

Yapay zekadan emin olmadığı yerleri belirtmesini istemek, yanıtını doğru yapmaz. Önemli kısımları kontrol etmeye devam edin.

Sonucu kontrol edin

• Notlarınızdaki her görev listede var mı ve fazladan bir şey eklenmemiş mi?
• Her sorumlu ve tarih doğru mu, ya da açıkça “belirtilmemiş” olarak işaretlenmiş mi?
• E-posta, toplantıda kararlaştırılmamış bir şey vaat ediyor mu?
• Ton, onu alacak kişilere uygun mu?
• Değiştirdiğiniz isimleri geri koydunuz mu ve özel kalması gerekenleri dışarıda tuttunuz mu?

Sık yapılan hatalar

• Her şeyi tek bir istemde istemek. Hatalar cilalı bir e-postanın içinde gizlenir. Önce bilgileri çıkarın, kontrol edin, sonra yazın.
• Şirket politikasını kontrol etmeden notları yapıştırmak. Müşteri ve çalışan bilgilerinin dış araçlara girilmesine izin verilmeyebilir. Kuralları kontrol edin veya bu ayrıntıları çıkarın.
• Okumadan göndermek. Bir ekip e-postasındaki yanlış sorumlu veya tarih kafa karışıklığına yol açar. Gönder düğmesine basmadan önce mesajın tamamını okuyun.
• Boşlukları aracın doldurmasına izin vermek. Bir tarih hiç belirlenmediyse araç bir tane uydurabilir. Bunun yerine “belirtilmemiş” yazmasını söyleyin.