قسم مهمة مكتبية إلى أجزاء

ما ستتعلمه

• كيف تقسم مهمة مكتبية واحدة إلى خطوات صغيرة تستطيع أداة الذكاء الاصطناعي التعامل معها
• كيف تحول ملاحظات الاجتماعات إلى رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني وقائمة مهام
• كيف تراجع مخرجات الذكاء الاصطناعي قبل أن ترسلها إلى أي شخص
• لماذا تأتي قواعد شركتك بشأن البيانات قبل أي موجه

الفكرة

كثير من المهام المكتبية هي في الحقيقة عدة مهام في مهمة واحدة. «متابعة الاجتماع» تعني: استخراج القرارات، وتحديد من يفعل ماذا ومتى، وكتابة رسالة بريد إلكتروني سيقرؤها الناس فعلًا. وإذا طلبت كل ذلك في سطر واحد، فعلى الأداة أن تخمن ما المهم. أما تقسيم المهمة إلى خطوات فيعطيك نتائج أفضل ويجعل التحقق من كل جزء أسهل.

النمط البسيط هو: استخرج، ثم تحقق، ثم اكتب. اطلب من الأداة أولًا استخراج الحقائق: القرارات والمهام والمسؤولين والتواريخ. وتحقق من هذه القائمة مقابل ملاحظاتك. وبعد ذلك فقط اطلب منها كتابة الرسالة من القائمة التي تحققت منها. بهذه الطريقة تكتشف الخطأ قبل أن ينتقل إلى رسالة منمقة.

راجع دائمًا قبل الإرسال. فقد يسند الذكاء الاصطناعي مهمة إلى الشخص الخطأ، أو يختلق موعدًا نهائيًا، أو يجعل ملاحظة مهذبة تبدو حازمة أكثر من اللازم. أنت المرسل، لذا فأنت مسؤول عما تقوله الرسالة.

قبل أن تبدأ، راجع قواعد شركتك. لدى كثير من المؤسسات سياسة تحدد أدوات الذكاء الاصطناعي التي يجوز للموظفين استخدامها والبيانات التي يمكن إدخالها فيها. وغالبًا ما تحتوي ملاحظات الاجتماعات على أسماء عملاء أو ميزانيات أو تفاصيل شخصية. وإذا لم تكن متأكدًا، فاحذف هذه التفاصيل أو استبدلها، أو اسأل مديرك. واطلع أيضًا على إعدادات الخصوصية في الأداة، وهي الخيارات التي تتحكم في تخزين محادثاتك أو استخدامها لتحسين الأداة. ويتناول درس قدم السياق المناسب بتفصيل أكبر كيف تقرر ما تستبعده.

مثال

لدى بريا ملاحظات أولية من اجتماع مشروع. فتستبدل اسم العميل بعبارة «العميل أ» وتحذف رقم هاتف أحد زملائها. ثم ترسل الخطوة الأولى:

من ملاحظات الاجتماع هذه، اذكر:
1. القرارات المتخذة
2. المهام، مع مسؤول وموعد تسليم لكل منها
إذا لم يكن المسؤول أو التاريخ مذكورًا في الملاحظات، فاكتب «غير مذكور». لا تخمن.

الملاحظات:
[الملاحظات الملصوقة، مع استبدال اسم العميل]

تظهر القائمة مهمة واحدة مسؤولها «غير مذكور»، وتاريخًا واحدًا قرأته الأداة على أنه يوم 13 بدلًا من يوم 15. تراجع بريا ملاحظاتها، فتضيف المسؤول وتصحح التاريخ. ثم ترسل الخطوة الثانية:

اعتمادًا على القائمة المصححة أدناه فقط، اكتب رسالة متابعة قصيرة بالبريد الإلكتروني إلى الفريق.
أقل من 150 كلمة. ابدأ بالقرارات، ثم المهام في قائمة نقاط.
بنبرة ودودة وواضحة. لا تضف أي التزامات جديدة.

[القائمة المصححة]

تقرأ الرسالة مرة أخرى كأنها أحد أعضاء الفريق، وتعيد اسم العميل الحقيقي، ثم ترسلها.

تدرب الآن

1. خذ الملاحظات من اجتماع حديث، أو اكتب خمسة أسطر من ملاحظات تخيلية.
2. احذف الأسماء والعملاء والأرقام وأي شيء خاص، أو استبدلها.
3. اطلب من أي أداة ذكاء اصطناعي استخراج القرارات والمهام، مع المسؤولين والتواريخ، وكتابة «غير مذكور» حيث تنقص معلومة.
4. تحقق من القائمة مقابل ملاحظاتك وصحح أي خطأ.
5. اطلب منها كتابة رسالة بريد إلكتروني قصيرة باستخدام القائمة المصححة فقط.
6. اقرأ الرسالة كأنك الشخص الذي سيستلمها.

في النهاية يجب أن تكون لديك قائمة مهام جرى التحقق منها ومسودة رسالة جاهزة لمراجعتك النهائية.

انسخ هذا القالب

أحتاج إلى تحويل ملاحظات اجتماع إلى رسالة متابعة. اعمل على خطوتين وتوقف بعد الخطوة 1.

الخطوة 1: من الملاحظات أدناه، اذكر:
- القرارات المتخذة
- المهام، مع مسؤول وموعد تسليم لكل منها
اكتب «غير مذكور» عندما ينقص المسؤول أو التاريخ. لا تخمن ولا تضف مهام.

الخطوة 2 (فقط بعد أن أؤكد القائمة): اكتب رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني إلى [الجمهور].
الطول: أقل من [العدد] كلمة. النبرة: [مثلًا، ودودة ومباشرة].
البنية: القرارات أولًا، ثم المهام في قائمة نقاط.

ضع علامة على أي شيء في الملاحظات غير واضح أو لست متأكدًا منه.

الملاحظات (بعد حذف التفاصيل الحساسة):
[الصق الملاحظات]

أن تطلب من الذكاء الاصطناعي الإشارة إلى ما لا يتأكد منه لا يجعل إجابته صحيحة. واصل التحقق من الأجزاء المهمة.

تحقق من النتيجة

• هل كل مهمة من ملاحظاتك موجودة في القائمة، دون أي إضافة؟
• هل كل مسؤول وتاريخ صحيح، أم عليه علامة «غير مذكور» واضحة؟
• هل تتضمن الرسالة أي وعد لم يجر الاتفاق عليه في الاجتماع؟
• هل النبرة مناسبة للأشخاص الذين سيستلمونها؟
• هل أعدت أي أسماء استبدلتها، وأبقيت خارجها كل ما يجب أن يبقى خاصًا؟

أخطاء شائعة

• جمع كل شيء في موجه واحد. تختبئ الأخطاء داخل رسالة منمقة. استخرج الحقائق أولًا، وتحقق منها، ثم اكتب.
• لصق الملاحظات قبل مراجعة سياسة الشركة. قد تمنع السياسة إدخال تفاصيل العملاء والموظفين في أدوات خارجية. راجع القواعد أو احذف التفاصيل.
• الإرسال دون قراءة. المسؤول الخطأ أو التاريخ الخطأ في رسالة إلى الفريق يسبب ارتباكًا. اقرأ الرسالة كاملة قبل أن تضغط زر الإرسال.
• ترك الأداة تملأ الفراغات. إذا لم يكن هناك موعد محدد أصلًا، فقد تختلق الأداة موعدًا. اطلب منها أن تكتب «غير مذكور» بدلًا من ذلك.