Memecah tugas kantor

Yang akan Anda pelajari

• Cara memecah satu tugas kantor menjadi langkah-langkah kecil yang bisa ditangani alat AI
• Cara mengubah catatan rapat menjadi email tindak lanjut dan daftar tugas
• Cara meninjau hasil AI sebelum Anda mengirimkannya kepada siapa pun
• Mengapa aturan data perusahaan Anda harus didahulukan sebelum prompt apa pun

Gagasannya

Banyak tugas kantor sebenarnya adalah beberapa tugas sekaligus. “Tindak lanjuti rapat” berarti: ambil keputusan-keputusannya, susun daftar siapa mengerjakan apa dan kapan tenggatnya, lalu tulis email yang benar-benar akan dibaca orang. Jika Anda meminta semua itu dalam satu baris, alat itu harus menebak mana yang penting. Memecah tugas menjadi beberapa langkah memberi hasil yang lebih baik dan membuat setiap bagian lebih mudah diperiksa.

Pola sederhananya: ambil, periksa, lalu tulis. Pertama, minta alat itu mengambil faktanya: keputusan, tugas, penanggung jawab, dan tanggal. Periksa daftar itu terhadap catatan Anda. Baru setelah itu minta alat itu menulis email dari daftar yang sudah diperiksa. Dengan begitu, kesalahan tertangkap sebelum menyebar ke pesan yang sudah rapi.

Selalu tinjau sebelum mengirim. AI bisa memberikan tugas kepada orang yang salah, mengarang tenggat, atau membuat catatan yang sopan terdengar terlalu keras. Anda pengirimnya, jadi Anda yang bertanggung jawab atas isi pesan itu.

Sebelum mulai, periksa aturan perusahaan Anda. Banyak organisasi punya kebijakan tentang alat AI mana yang boleh dipakai staf dan data apa yang boleh dimasukkan ke dalamnya. Catatan rapat sering berisi nama klien, anggaran, atau detail pribadi. Jika Anda tidak yakin, hapus atau ganti detail itu, atau tanyakan kepada manajer Anda. Periksa juga pengaturan privasi alat itu, yaitu opsi yang mengatur apakah chat Anda disimpan atau dipakai untuk meningkatkan alat tersebut. Berikan konteks yang tepat membahas lebih lanjut cara memutuskan apa yang tidak perlu disertakan.

Contoh

Priya punya catatan kasar dari rapat proyek. Ia mengganti nama klien dengan “Klien A” dan menghapus nomor telepon seorang rekan kerja. Lalu ia mengirim langkah pertama:

Dari catatan rapat ini, buat daftar:
1. Keputusan yang diambil
2. Tugas, masing-masing dengan penanggung jawab dan tenggat
Jika penanggung jawab atau tanggal tidak ada di catatan, tulis “tidak disebutkan”. Jangan menebak.

Catatan:
[catatan yang ditempelkan, nama klien sudah diganti]

Daftarnya menunjukkan satu tugas dengan penanggung jawab “tidak disebutkan”, dan satu tanggal yang dibaca alat itu sebagai tanggal 13, padahal seharusnya tanggal 15. Priya memeriksa catatannya, menambahkan penanggung jawabnya, dan memperbaiki tanggalnya. Lalu ia mengirim langkah kedua:

Hanya dengan memakai daftar yang sudah diperbaiki di bawah ini, tulis email tindak lanjut singkat untuk tim.
Di bawah 150 kata. Mulai dengan keputusan, lalu tugas dalam bentuk daftar poin.
Ramah dan jelas. Jangan menambahkan komitmen baru apa pun.

[daftar yang sudah diperbaiki]

Ia membaca email itu sekali lagi seolah-olah ia anggota tim, memasukkan kembali nama asli klien, lalu mengirimkannya.

Berlatih sekarang

1. Ambil catatan dari rapat baru-baru ini, atau tulis lima baris catatan karangan.
2. Hapus atau ganti nama, klien, angka, dan apa pun yang bersifat pribadi.
3. Minta alat AI apa pun mengambil keputusan dan tugas, beserta penanggung jawab dan tanggalnya, dan menulis “tidak disebutkan” jika ada yang tidak tercantum.
4. Periksa daftar itu terhadap catatan Anda dan perbaiki apa pun yang salah.
5. Minta alat itu menulis email singkat hanya dengan memakai daftar yang sudah diperbaiki.
6. Baca email itu seolah-olah Anda orang yang menerimanya.

Di akhir latihan, Anda seharusnya memiliki daftar tugas yang sudah diperiksa dan draf email yang siap untuk tinjauan akhir Anda sendiri.

Salin templat ini

Saya perlu mengubah catatan rapat menjadi tindak lanjut. Kerjakan dalam dua langkah dan berhenti setelah langkah 1.

Langkah 1: Dari catatan di bawah ini, buat daftar:
- keputusan yang diambil
- tugas, masing-masing dengan penanggung jawab dan tenggat
Tulis “tidak disebutkan” jika penanggung jawab atau tanggal tidak ada. Jangan menebak atau menambahkan tugas.

Langkah 2 (hanya setelah saya mengonfirmasi daftarnya): tulis email tindak lanjut untuk [audiens].
Panjang: di bawah [jumlah] kata. Nada: [misalnya, ramah dan lugas].
Struktur: keputusan lebih dulu, lalu tugas dalam bentuk daftar poin.

Tandai apa pun di catatan yang kurang jelas atau yang Anda ragukan.

Catatan (detail sensitif sudah dihapus):
[tempelkan catatan]

Meminta AI menandai ketidakpastian tidak membuat jawabannya benar. Tetap periksa bagian-bagian yang penting.

Periksa hasilnya

• Apakah setiap tugas dari catatan Anda ada di daftar, tanpa tambahan apa pun?
• Apakah setiap penanggung jawab dan tanggal sudah benar, atau ditandai dengan jelas “tidak disebutkan”?
• Apakah email itu menjanjikan sesuatu yang tidak disepakati dalam rapat?
• Apakah nadanya tepat untuk orang-orang yang menerimanya?
• Apakah Anda sudah memasukkan kembali nama yang Anda ganti, dan tidak menyertakan apa pun yang seharusnya tetap pribadi?

Kesalahan umum

• Meminta semuanya dalam satu prompt. Kesalahan bersembunyi di dalam email yang rapi. Ambil faktanya dulu, periksa, lalu tulis.
• Menempelkan catatan sebelum memeriksa kebijakan perusahaan. Detail klien dan staf mungkin tidak boleh dimasukkan ke alat luar. Periksa aturannya atau hapus detailnya.
• Mengirim tanpa membaca. Penanggung jawab atau tanggal yang salah dalam email tim menimbulkan kebingungan. Baca seluruh pesan sebelum menekan kirim.
• Membiarkan alat mengisi kekosongan. Jika tanggal tidak pernah ditetapkan, alat itu mungkin mengarangnya. Sebagai gantinya, minta alat itu menulis “tidak disebutkan”.