Розбийте офісне завдання на частини

Чого ви навчитеся

• Як розбити одне офісне завдання на невеликі кроки, з якими впорається інструмент ШІ
• Як перетворити нотатки зустрічі на лист за підсумками й список завдань
• Як переглянути результат ШІ, перш ніж надсилати його комусь
• Чому правила вашої компанії щодо даних важливіші за будь-який промпт

Ідея

Багато офісних завдань насправді складаються з кількох. «Надіслати підсумки зустрічі» означає: виокремити рішення, скласти список, хто що робить і до якого терміну, і написати лист, який люди справді прочитають. Якщо попросити все це одним рядком, інструменту доведеться вгадувати, що важливо. Якщо розбити завдання на кроки, результати будуть кращими, а кожну частину буде легше перевірити.

Проста схема: витягти, перевірити, потім написати. Спершу попросіть інструмент витягти факти: рішення, завдання, відповідальних і дати. Звірте цей список зі своїми нотатками. Лише потім попросіть написати лист на основі перевіреного списку. Так помилку буде помічено раніше, ніж вона потрапить в охайно оформлений лист.

Завжди перевіряйте перед надсиланням. ШІ може доручити завдання не тій людині, вигадати термін або зробити ввічливу записку надто різкою. Відправник — ви, тож ви відповідаєте за те, що сказано в повідомленні.

Перш ніж почати, перевірте правила своєї компанії. Багато організацій мають політику щодо того, якими інструментами ШІ можуть користуватися працівники і які дані в них можна вводити. Нотатки зустрічей часто містять назви клієнтів, бюджети чи особисті дані. Якщо ви не певні, приберіть або замініть ці дані чи запитайте свого керівника. Також перегляньте налаштування конфіденційності інструмента — параметри, які визначають, чи зберігаються ваші чати і чи використовуються вони для покращення інструмента. Більше про те, що варто залишити поза запитом, — в уроці Дайте потрібний контекст.

Приклад

Прія має чорнові нотатки з наради щодо проєкту. Вона замінює назву клієнта на «Клієнт A» і видаляє номер телефону колеги. Потім надсилає перший крок:

З цих нотаток зустрічі склади список:
1. Ухвалені рішення
2. Завдання, кожне з відповідальним і терміном виконання
Якщо відповідального чи дати в нотатках немає, напиши «не вказано». Не вгадуй.

Нотатки:
[вставлені нотатки, назву клієнта замінено]

У списку в одного завдання замість відповідального стоїть «не вказано», а одну дату інструмент прочитав як 13-те число замість 15-го. Прія звіряється з нотатками, додає відповідального й виправляє дату. Потім надсилає другий крок:

Використовуючи лише виправлений список нижче, напиши команді короткий лист за підсумками.
До 150 слів. Почни з рішень, потім завдання маркованим списком.
Доброзичливо й чітко. Не додавай жодних нових зобов'язань.

[виправлений список]

Вона ще раз читає лист так, ніби вона одна з команди, повертає справжню назву клієнта й надсилає його.

Спробуйте самі

1. Візьміть нотатки з нещодавньої зустрічі або напишіть п'ять рядків вигаданих нотаток.
2. Приберіть або замініть імена, клієнтів, цифри й усе приватне.
3. Попросіть будь-який інструмент ШІ витягти рішення й завдання з відповідальними й датами та писати «не вказано», де чогось бракує.
4. Звірте список зі своїми нотатками й виправте все неправильне.
5. Попросіть написати короткий лист лише на основі виправленого списку.
6. Прочитайте лист так, ніби ви людина, яка його отримує.

Наприкінці у вас має бути перевірений список завдань і чернетка листа, готова до вашої остаточної перевірки.

Скопіюйте цей шаблон

Мені потрібно перетворити нотатки зустрічі на лист за підсумками. Працюй у два кроки й зупинись після кроку 1.

Крок 1: З нотаток нижче склади список:
- ухвалені рішення
- завдання, кожне з відповідальним і терміном виконання
Пиши «не вказано», коли відповідального чи дати немає. Не вгадуй і не додавай завдань.

Крок 2 (лише після того, як я підтверджу список): напиши лист за підсумками. Адресати: [аудиторія].
Довжина: до [кількість] слів. Тон: [наприклад, доброзичливий і прямий].
Структура: спершу рішення, потім завдання маркованим списком.

Познач усе в нотатках, що незрозуміле або в чому ти не впевнений.

Нотатки (конфіденційні дані прибрано):
[вставте нотатки]

Якщо попросити ШІ позначати непевне, його відповідь від цього не стане правильною. Важливі частини все одно перевіряйте.

Перевірте результат

• Чи є в списку кожне завдання з ваших нотаток і чи не додано нічого зайвого?
• Чи правильно вказано кожного відповідального й кожну дату, чи їх чітко позначено як «не вказано»?
• Чи не обіцяє лист чогось, про що на зустрічі не домовлялися?
• Чи підходить тон для людей, які його отримають?
• Чи повернули ви імена, які замінювали, і чи не потрапило в лист те, що має залишитися приватним?

Поширені помилки

• Просити все в одному промпті. Помилки ховаються в охайному листі. Спершу витягніть факти, перевірте їх, потім пишіть.
• Вставляти нотатки, не перевіривши політику компанії. Дані клієнтів і працівників можуть бути заборонені для сторонніх інструментів. Перевірте правила або приберіть ці дані.
• Надсилати, не прочитавши. Неправильний відповідальний чи дата в листі команді спричиняє плутанину. Прочитайте все повідомлення, перш ніж натиснути «Надіслати».
• Дозволяти інструменту заповнювати прогалини. Якщо дату так і не встановили, інструмент може її вигадати. Скажіть йому натомість писати «не вказано».