Soạn một email hoặc bài viết ngắn rõ ràng

Từng bước

Ví dụ minh họa: Gửi email cho chủ nhà về việc hệ thống sưởi bị hỏng

1. 1
   Xóa các chi tiết riêng tư bạn không nên chia sẻ, như tên, số liệu hoặc dữ liệu nội bộ.

   Ví dụ

   Ghi chú của bạn viết: “Căn hộ 3B, số 12 phố Linden. Mất sưởi từ thứ Hai. Đã gọi ông Weber hai lần, không ai nghe máy. Điện thoại 0171 …” Trước khi dán, hãy viết “căn hộ của tôi” và “chủ nhà” thay vào đó, và bỏ số điện thoại. Bạn sẽ điền lại thông tin thật ở cuối.

2. 2
   Nói rõ văn bản dành cho ai và cần đạt được điều gì.

   Ví dụ

   Những gì bạn nhập

   Email này gửi chủ nhà của tôi. Mục tiêu: có ngày sửa chữa trong tuần này. Lịch sự nhưng kiên quyết.

3. 3
   Dán ghi chú hoặc các ý chính và yêu cầu bản nháp đầu tiên với độ dài và giọng văn xác định.

   Ví dụ

   Những gì bạn nhập

   Ghi chú của tôi: mất sưởi từ thứ Hai; tôi đã gọi hai lần nhưng không ai nghe máy; buổi tối căn hộ chỉ có 15 °C. Hãy viết bản nháp đầu tiên của email, dưới 120 từ, thân thiện nhưng kiên quyết, đề nghị một ngày sửa chữa trong tuần này.

   Câu trả lời mẫu do chúng tôi viết. Câu trả lời từ công cụ của bạn sẽ khác.

   Tiêu đề: Hệ thống sưởi không hoạt động từ thứ Hai Kính gửi [tên], Hệ thống sưởi trong căn hộ của tôi không hoạt động từ thứ Hai, và buổi tối nhiệt độ giảm xuống khoảng 15 °C. Tuần này tôi đã thử gọi điện cho anh/chị hai lần nhưng không liên lạc được. Anh/chị vui lòng sắp xếp sửa chữa và báo cho tôi một ngày trong tuần này được không? Tôi có thể mở cửa cho thợ vào bất kỳ ngày thường nào sau 4 giờ chiều. Cảm ơn anh/chị,[tên của bạn]

4. 4
   Yêu cầu hai cách mở đầu khác hoặc một phiên bản ngắn hơn, rồi chọn cái phù hợp.

   Ví dụ

   Yêu cầu vài phương án, rồi giữ lại cái nghe giống bạn, hoặc kết hợp cả hai.

   Những gì bạn nhập

   Cho tôi hai cách khác để mở đầu email: một cách thẳng thắn hơn, một cách thân thiện hơn.

   Câu trả lời mẫu do chúng tôi viết. Câu trả lời từ công cụ của bạn sẽ khác.

   1. Tôi viết thư này vì hệ thống sưởi trong căn hộ của tôi đã ngừng từ thứ Hai và tôi cần sửa chữa trong tuần này.2. Hy vọng anh/chị vẫn khỏe. Tiếc là hệ thống sưởi trong căn hộ của tôi đã ngừng hoạt động từ thứ Hai.

5. 5
   Tự kiểm tra mọi dữ kiện, tên và con số, rồi sửa văn bản theo giọng văn của chính bạn.

   Ví dụ

   Bản nháp nói bạn rảnh “bất kỳ ngày thường nào sau 4 giờ chiều”. Điều đó không có trong ghi chú của bạn: hãy đổi thành những thời điểm bạn thực sự có nhà. Điền lại tên và địa chỉ, rồi đọc to email một lần trước khi gửi.

Mẫu để sao chép

Tôi cần viết [loại văn bản] cho [người đọc]. Mục tiêu là [mục tiêu].
Các ý chính:
[các ý]
Giọng văn: [giọng văn]. Độ dài: khoảng [độ dài].
Hãy viết bản nháp đầu tiên. Sau đó liệt kê những gì bạn đã giả định mà tôi nên kiểm tra.

Yêu cầu AI đánh dấu chỗ chưa chắc chắn không làm câu trả lời của nó đúng. Hãy tiếp tục kiểm tra những phần quan trọng.

Kiểm tra kết quả

• Mọi dữ kiện, tên và con số đều đúng.
• Văn bản nói đúng điều bạn cần nói, cho người đọc này.
• Giọng văn phù hợp với mối quan hệ của bạn với người đọc.
• Không có thông tin riêng tư nào bị chia sẻ khi không nên.
• Bạn đã sửa để văn bản nghe giống bạn.

Công cụ bạn có thể thử

Liệt kê theo tên, không xếp hạng. Bạn chỉ có thể so sánh cạnh nhau các công cụ cùng loại.