Menyusun draf email atau artikel pendek yang jelas

Langkah demi langkah

Contoh penerapan: Mengirim email kepada pemilik flat tentang pemanas yang rusak

1. 1
   Hapus detail pribadi yang tidak boleh Anda bagikan, seperti nama, nomor, atau data internal.

   Sebagai contoh

   Catatan Anda berbunyi: “Flat 3B, Linden Street 12. Pemanas mati sejak Senin. Sudah dua kali menelepon Pak Weber, tidak dijawab. Telepon 0171 …” Sebelum menempelkannya, tulis “flat saya” dan “pemilik flat” sebagai gantinya, dan hilangkan nomor teleponnya. Anda memasukkan kembali detail aslinya di akhir.

2. 2
   Sebutkan untuk siapa teks itu dan apa yang ingin dicapainya.

   Sebagai contoh

   Yang Anda ketik

   Email ini untuk pemilik flat saya. Tujuannya: tanggal perbaikan minggu ini. Sopan tetapi tegas.

3. 3
   Tempelkan catatan atau poin-poin utama Anda dan minta draf pertama dengan panjang dan nada yang ditentukan.

   Sebagai contoh

   Yang Anda ketik

   Catatan saya: pemanas mati sejak Senin; saya sudah dua kali menelepon dan tidak dijawab; suhu flat 15 °C pada malam hari. Tulis draf pertama emailnya, kurang dari 120 kata, ramah tetapi tegas, dan minta tanggal perbaikan minggu ini.

   Contoh jawaban, ditulis oleh kami. Jawaban alat Anda akan berbeda.

   Subjek: Pemanas tidak berfungsi sejak Senin Yth. [nama], Pemanas di flat saya tidak berfungsi sejak Senin, dan pada malam hari suhunya turun hingga sekitar 15 °C. Minggu ini saya sudah dua kali mencoba menghubungi Anda lewat telepon, tetapi tidak tersambung. Mohon Anda mengatur perbaikan dan memberi tahu saya tanggalnya minggu ini. Saya bisa membukakan pintu untuk teknisi pada hari kerja apa pun setelah jam 4 sore. Terima kasih,[nama Anda]

4. 4
   Minta dua alternatif pembuka atau versi yang lebih pendek, lalu pilih yang cocok.

   Sebagai contoh

   Minta beberapa pilihan, lalu pertahankan yang terdengar seperti Anda, atau gabungkan keduanya.

   Yang Anda ketik

   Beri saya dua cara lain untuk membuka email ini: satu lebih langsung, satu lebih ramah.

   Contoh jawaban, ditulis oleh kami. Jawaban alat Anda akan berbeda.

   1. Saya menulis email ini karena pemanas di flat saya mati sejak Senin dan saya perlu perbaikan minggu ini.2. Semoga Anda dalam keadaan baik. Sayangnya pemanas di flat saya berhenti berfungsi pada hari Senin.

5. 5
   Periksa sendiri setiap fakta, nama, dan angka, lalu sunting teksnya agar sesuai dengan gaya Anda sendiri.

   Sebagai contoh

   Draf itu menyebutkan Anda bisa “pada hari kerja apa pun setelah jam 4 sore”. Itu tidak ada di catatan Anda: ubah menjadi waktu ketika Anda benar-benar ada di rumah. Masukkan kembali nama dan alamatnya, lalu bacakan email itu dengan suara keras sekali sebelum Anda mengirimnya.

Templat untuk disalin

Saya perlu menulis [jenis teks] untuk [pembaca]. Tujuannya adalah [tujuan].
Poin-poin utama:
[poin]
Nada: [nada]. Panjang: sekitar [panjang].
Tulis draf pertama. Lalu daftarkan apa pun yang Anda asumsikan dan perlu saya periksa.

Meminta AI menandai bagian yang tidak pasti tidak membuat jawabannya benar. Tetap periksa bagian yang penting.

Periksa hasilnya

• Setiap fakta, nama, dan angka sudah benar.
• Teksnya menyampaikan apa yang perlu Anda sampaikan, untuk pembaca ini.
• Nadanya sesuai dengan hubungan Anda dengan pembaca.
• Tidak ada hal pribadi yang terbagi padahal tidak seharusnya.
• Anda sudah menyuntingnya sehingga terdengar seperti Anda.

Alat yang bisa Anda coba

Diurutkan menurut nama, bukan peringkat. Anda hanya bisa membandingkan alat dengan jenis yang sama secara berdampingan.