Een duidelijke e-mail of kort artikel schrijven

Stap voor stap

Uitgewerkt voorbeeld: Je verhuurder mailen over de kapotte verwarming

1. 1
   Haal privégegevens weg die je niet moet delen, zoals namen, nummers of interne gegevens.

   Bijvoorbeeld

   In je notities staat: “Flat 3B, Lindenstraat 12. Verwarming uit sinds maandag. Twee keer meneer Weber gebeld, geen antwoord. Tel. 0171 …” Schrijf er voordat je ze plakt “mijn appartement” en “de verhuurder” van, en laat het telefoonnummer weg. De echte gegevens zet je er aan het eind weer in.

2. 2
   Zeg voor wie de tekst is en wat hij moet bereiken.

   Bijvoorbeeld

   Wat je typt

   De e-mail is voor mijn verhuurder. Het doel: deze week een datum voor de reparatie. Beleefd maar duidelijk.

3. 3
   Plak je notities of kernpunten en vraag om een eerste versie met een vaste lengte en toon.

   Bijvoorbeeld

   Wat je typt

   Mijn notities: verwarming uit sinds maandag; ik heb twee keer gebeld en geen antwoord gekregen; 's avonds is het 15 °C in het appartement. Schrijf een eerste versie van de e-mail, onder de 120 woorden, vriendelijk maar duidelijk, waarin je vraagt om deze week een datum voor de reparatie.

   Voorbeeldantwoord, door ons geschreven. Het antwoord van jouw tool zal anders zijn.

   Onderwerp: Verwarming werkt niet sinds maandag Beste [naam], De verwarming in mijn appartement werkt sinds maandag niet, en 's avonds daalt de temperatuur tot ongeveer 15 °C. Ik heb deze week twee keer geprobeerd u telefonisch te bereiken, maar kreeg geen gehoor. Kunt u een reparatie regelen en mij een datum deze week laten weten? Ik kan op elke werkdag na 16.00 uur een monteur binnenlaten. Met vriendelijke groet,[je naam]

4. 4
   Vraag om twee andere openingszinnen of een kortere versie, en kies wat past.

   Bijvoorbeeld

   Vraag om opties en houd de versie die als jij klinkt, of combineer de twee.

   Wat je typt

   Geef me twee andere manieren om de e-mail te beginnen: een directere en een vriendelijkere.

   Voorbeeldantwoord, door ons geschreven. Het antwoord van jouw tool zal anders zijn.

   1. Ik schrijf u omdat de verwarming in mijn appartement sinds maandag uit is en ik deze week een reparatie nodig heb.2. Ik hoop dat het goed met u gaat. Helaas werkt de verwarming in mijn appartement sinds maandag niet meer.

5. 5
   Controleer elk feit, elke naam en elk getal zelf, en bewerk de tekst daarna zodat hij als jij klinkt.

   Bijvoorbeeld

   In de versie staat dat je “op elke werkdag na 16.00 uur” kunt. Dat stond niet in je notities: verander het in tijden waarop je echt thuis bent. Zet de naam en het adres terug en lees de e-mail één keer hardop voordat je hem verstuurt.

Sjabloon om te kopiëren

Ik moet [soort tekst] schrijven voor [publiek]. Het doel is [doel].
Kernpunten:
[punten]
Toon: [toon]. Lengte: ongeveer [lengte].
Schrijf een eerste versie. Noem daarna alles wat je hebt aangenomen en wat ik moet controleren.

AI vragen om onzekerheid aan te geven maakt het antwoord nog niet juist. Blijf de delen controleren die ertoe doen.

Controleer het resultaat

• Elk feit, elke naam en elk getal klopt.
• Het zegt wat het moet zeggen, voor deze lezer.
• De toon past bij je relatie met de lezer.
• Er is niets privés gedeeld dat niet gedeeld had mogen worden.
• Je hebt het zo bewerkt dat het klinkt als jij.

Tools die je kunt proberen

Op naam gesorteerd, niet gerangschikt. Je kunt alleen tools van hetzelfde type naast elkaar vergelijken.